3 principy produktivity – bez tohohle se už neobejdeš

Osobní produktivita podle mě znamená, že děláte na věcech, které jsou pro vás důležité, a pracujete na nich správným způsobem. To „správným způsobem“ je tady hodně důležité. Můžete pracovat „od nevidím do nevidím“, ale reálně se svému cíli přiblížit stejně jako někdo, kdo pracuje 1 hodinu účelně, správně. Následující 3 principy produktivity sice nejsou zázračným lékem na všechno, ale s jistotou nasměrují vaši pomyslnou loďku produktivity správným směrem, abyste toho stihli za daný čas více.

*Video a článek mají téměř identický obsah, je na vás, který typ obsahu zvolíte.

1. Správná práce s počítačem

Představte si, že má vaše babička odeslat pár e-mailů, najít informace na internetu nebo udělat něco v nějaké aplikaci. Ačkoliv je to určitě inteligentní postarší dáma, zabralo by jí to mnohem více času než vám. Ale proč to říkám? I když si to neuvědomujete, i vy jste stejné „postarší dámy“, pokud nepoužíváte klávesové zkratky a neumíte psát všemi deseti. Při každé interakci s počítačem totiž ztrácíte čas a v průběhu roku či dvou se to nasčítá, až takovým neefektivním používáním počítače promarníte hodiny nebo dokonce dny času.

Donedávna jsem byl taky počítačový neandrtálec, na všechno jsem používal myšku, ale po letech jsem se konečně hecnul a naučil se klávesové zkratky. Ty používám v internetovém prohlížeči, programu na střih videí, e-mailu a ve wordu. Ze začátku to sice bylo hodně nepřirozené, pořád jsem chňapal po myšce, ale vyplatilo se. Video, které jsem kdysi stříhal hodinu, mám dneska hotové za 45 minut, e-maily mizí ze schránky rychlostí blesku, a dokonce i samotné brouzdání na internetu je teď takové svižnější.

Užitečné klávesové zkratky

Asi všichni znáte zkratky CTRL + C a CTRL + V. Ale možná už nevíte, že nové okno v prohlížeči otevřete CTRL + T, mezi okny se rychle přepínáte CTRL + TAB anebo můžete vybrat konkrétní okno zmáčknutím CTRL + 1-9. Nový anonymní prohlížeč (ne, nepoužívám ho na to, na co si myslíte) zase otevřete zkratkou CTRL + SHIFT + N. Užitečných zkratek je ještě spousta, více jich najdete zde.

Při psaní jsem si hodně oblíbil zkratku CTRL + BACKSPACE, která jedním kliknutím vymaže celé slovo. Už nemusíte mazat písmenka jednotlivě, když uděláte překlep nebo se rozhodnete slovo vyřadit. Popřemýšlejte, jaké programy nebo aplikace nejčastěji používáte, a najděte si pro ně klávesové zkratky. Ze začátku bude jejich používání nepřirozené, hlava vás bude nutit popadnout myš, ale musíte tomu odolat. Časem si na to zvyknete a sami ucítíte, kolik času vám to šetří.

Psaní všemi deseti

Čím však uspoříte ještě více času, je psaní všemi deseti. Zpětně jsem hrozně vděčný, že jsem se to 2 roky učil na střední, i když ve škole mě to často vytáčelo. Nejhorší byly opisy zezadu a často už mě vytáčelo i: „Lenka proto ale do tisku dala nejen jejich prospekty na kajaky.“ Nicméně nebýt toho, píšu e-maily, články, videa a všechno ostatní mnohem delší dobu, jsem frustrovaný a kromě toho by mě bolely ruce.

Pokud jste vy tohle štěstí neměli, naučte se psát všemi deseti sami, dneska už na to existuje spousta aplikací a výukových videí na YT. Zmíním třeba: Psaní hravě, Nedatluj nebo Umíme programovat. A ve škole jsme používali archaicky vypadající program ZAV.

Na počítačích či noteboocích trávíme podstatnou část našich životů. Když víte, jak s nimi správně pracovat, používáte klávesové zkratky a píšete všemi deseti, ušetříte spoustu času anebo toho můžete za stejnou dobu stihnout daleko více. Tomu říkám nenápadný princip produktivity.

Sám nepřestávám žasnout, kolik lidí, mladých lidí, je v podstatě počítačových analfabetů. Dělají 20 vteřin něco, co se dá v pohodě stihnout za 2 sekundy, a to je podle mě škoda. A nevymlouvejte se na to, že technologie nemáte rádi, zvláště tehdy byste totiž měli vědět, jak s nimi pracovat, abyste si mohli užívat více času mimo ně.

Přečtěte si také: Jednoduchý systém time managementu

2. Shlukování

Bylo by podle vás rozumné, kdybyste každý kousek oblečení, který se ušpiní, ihned hodili do pračky, nechali ho usušit, vyžehlili, poskládali a dali do skříně? Určitě ne, každému je jasné, že časově, ale i energeticky bude mnohem méně náročné, když počkáte, až budete mít dost prádla, a pak ho vyperete, vyžehlíte, poskládáte a dáte do skříně všechno najednou. Nicméně u spousty jiných činností nám to vůbec nedochází, a tak zbytečně ztrácíme čas i energii.

Je důležité, abyste si uvědomili, že každá činnost vyžaduje jakousi aktivační energii. Čím víckrát ji musíte vynaložit, tím méně budete mít silné vůle a disciplíny a tím více budete unavení. Kromě toho, my lidští tvorové prospíváme tehdy, když děláme jednu věc, a ne když neustále přepínáme pozornost z jedné činnosti na nějakou jinou, to vytváří zbytkovou pozornost nebo, jednodušeji řečeno, ukusuje to z naší dostupné mentální kapacity.

Příklady z praxe

Proto přemýšlejte, jak můžete „příbuzné“ povinnosti a úkoly spojovat a shlukovat dohromady, abyste nemuseli zbytečně tříštit svou pozornost a neustále vynakládat onu aktivační energii. E-mail neotvírejte konstantně, ale vyhraďte si nějakou dobu, kdy odpovíte na všechny zprávy najednou. Stejně jako nemá smysl prát jedny ponožky, nemá cenu se rozptylovat jedním e-mailem.

Podobný režim můžete uplatnit na sociální sítě, nekontrolujte nové příspěvky pořád, ale třeba dvakrát denně či jednou týdně, záleží na vaší odvaze. Pokud děláte na počítači nějaké menší úkoly, spojte je dohromady. V mém případě: místo toho, abych každé pondělí, středu a pátek vytvářel příspěvky na Instagram (který mimochodem doporučuji sledovat), si v neděli vyhradím hodinku a udělám si příspěvky na dva týdny dopředu. Zároveň nastavím, aby se automaticky sdílely, a já s tím už neměl po celé dva týdny žádné starosti.

Nebo když jedete do jiného města, nevyřiďte tam jenom jednu povinnost, ale rovnou to spojte s něčím dalším. Zeptejte se sami sebe: „Co můžu ještě udělat, když už tam budu?“ Třeba já už nepojedu do Prahy na otočku jenom, abych se vyfotil na web, ale rovnou ve studiu natočím i nějaké video a potkám se s kamarádem. Nechoďte nakupovat jenom jednu věc, raději udělejte větší nákup. Samozřejmě ale nedoporučuji kupovat 50 rohlíků, je třeba trošku přemýšlet.

Tenhle tip vám ušetří spoustu času, ale hlavně vám dovolí dostat se rychleji do flow. Vaše dny už nebudou tak rozptýlené, ale budete schopni soustředěně pracovat.

Přečtete si také: Jak už na nic nezapomenout

3. 2minutové pravidlo

Takzvané 2minutové pravidlo nám říká, že pokud nějaký úkol zabere maximálně 2 minuty, měli bychom ho udělat okamžitě. Kamarád vás poprosí, ať mu pošlete fotku, kterou jste vyfotili v pátek na Stodolní, šup s ní do zpráv. Domluvíte se s někým na schůzku, šup s tím hned do kalendáře. Máte zkontrolovat platnost nějakého předplatného, šup a udělejte to.

Otec této myšlenky, David Allen, říká, že když tohle budete dělat, ulevíte své hlavě, a tím uvolníte prostor pro důležitější věci. A jestliže se náhodou na vašem pomyslném talíři objeví úkol náročnější, zapište si ho a později ho zařaďte do nějakého vhodného systému, ať už je to kalendář nebo úkolovník. O tom, jak pracovat s úkoly a jak si vytvořit systém pro plánování a produktivitu, se dozvíte více v mém kurzu.

Podrobné informace o kurzu Jak si vybudovat systém pro plánování a produktivitu!

Osobně jsem tohle pravidlo začal skálopevně dodržovat asi před rokem. Vedlo mě k tomu to, že se mi nepříjemně často stávalo, že mě někdo o něco malého poprosil, třeba o poslání materiálů ke zkoušce nebo kliknutí na nějaký odkaz, a já na to buď zapomněl úplně, nebo jsem slibované studijní materiály poslal třeba až po dvou týdnech.

Teď už je moje mysl od těchto drobných povinností úplně osvobozena. Když se tyto nějaké objeví, hned je vyřídím. Ty větší věci samozřejmě putují do mých systémů, ať už je to Notion nebo Todoist, a rozhoduji o nich při týdenním nebo denním plánování.

A tímto bombovým principem produktivity se dneska rozloučíme. Pokud chcete ještě více prohloubit své znalosti, rozhodně mrkněte na mé další kurzy, ve kterých jdu daleko více do hloubky a ty nejužitečnější metody v nich spojuji. Věřím, že pokud zmiňované principy produktivity ještě nepoužíváte, tak je vyzkoušíte a na vlastní kůži pocítíte, jak dovedou být prospěšné.