Můj time management systém!

Na vysoké školy chodí spoustu daleko chytřejších lidí, než jsem já sám, přesto má hodně těchto studentů se školou nějaké problémy: nestíhají, všechno dělají na poslední chvíli, jsou ve stresu, nemají přehled a jejich studium představuje spíše náhodilé výbuchy než souvislou snahu. V článku si představíme ověřených time management systém, který má potenciál pomoct všem studentům, ale i tvrdě pracujícím.

Zastávám názor, že pokud chcete svou školu v pohodě zvládat, musíte si osvojit schopnosti time managementu a organizace. Zvládněte to a rázem si svůj život ohromně ulehčíte. Svou práci, studium si umím poměrně dobře rozvrhnout, vždy mám přehled, co se má udělat a používám jednoduchý, ale účinný způsob plánování. To všechno mi pomáhá zvládat školu s prstem v nose, nebývám ve stresu a nikdy jsem se nemusel učit dlouhé hodiny přes noc.

Mezi čtenáři článku je určitě hodně lidí, kterým by naměřili vyšší IQ než mně, někteří z vás se dokonce učí stejně rychle jako já (ovládáte metody učení, které jste se třeba naučili zde na stránkách nebo z mých knížek a kurzů), ale přesto máte ve škole problémy: Pořád jakoby nestíháte, neumíte si učení rozvrhnout, v hlavě nosíte velké množství povinností, které vás zatěžují, nestíháte je plnit, nebo na ně úplně zapomínáte.

V článku vám přiblížím můj time management systém, který momentálně používám. Není to nic super složitého a časem ho budu muset vylepšit, až třeba začnu někde pracovat nebo školit.

Nicméně ve svém kurzu o tom, jak si vybudovat time management systém jdu mnohem více do hloubky (zde v článku také vynechávám některé části systému), podrobně vás naučím, jak pracovat s každou součástí účinného systém, který denně používám. Článek považujte za jakýsi úvod, základní přehled.

Time management je něco, co může pomoct každému studentovi lépe využít svého potenciálu, tak pojďme na to.

Můj time management systém:

Jak nakládám se svým časem?

Nespoléhejte na svou hlavu!

Už poměrně rychle jsme se naučil, že nemůžu spoléhat jenom na svou hlavu. Ale právě pro většinu studentů, představuje hlava jediný systém plánování. Dostanete zadanou seminárku? Většina z vás si to jenom “uloží” do hlavy. Zjistíte, že je za dva týdny zápočet? Nikam si to nezapíšete a jenom si “uděláte poznámku do hlavy”. Čeká vás s někým schůzka? Řeknete si, že na to budete pamatovat. Odpoledne máte čas a ptáte se, co budete dělat, kam se podíváte? No přece do své hlavy… Příkladu bych mohl vymyslet tisíce.

Spoléhat jenom na svou hlavu je neefektivní, dovolte hlavě, aby se věnovala jenom těm nejdůležitějším věcem, ve studentově životě by to mělo být učení, všechno ostatní přesuňte z hlavy do nějaké “externího systému”, kterému můžete věřit.

Je si třeba uvědomit, že čím více “zbytečností” nosíte ve své hlavě, tím více oslabujete její schopnost dobře pracovat. Člověk, který má hlavu plnou povinností, které si musí pamatovat a později je splnit, bude daleko méně produktivní než někdo, kdo má hlavu “prázdnou”.

Všechno si někam zapisujte! Nejlepší jsou místa, kterým můžete věřit. Jak to myslím? Není vhodné si své úkoly/povinnosti/schůzky psát do poznámek starého telefonu, který často zamrzá. Tehdy by se mozek informací nezbavil a pořád si je nosil v krátkodobé paměti, takže by neuvolnil místo pro důležitější věci. Naopak, pokud si své úkoly píšete například do diáře, který denně používáte nebo do nějaké cloudové aplikace, která okamžitě zálohuje veškerá data, váš mozek může být klidný a informaci uvolní ze své krátkodobé paměti, tím uděláte místo pro důležitější informace.

Osobně si úkoly píšu do svého Dolleru (motivační nedatovaný diář), využívám pro to poznámky a také kalendář zvláště u úkolů, které mají jasný deadline.

Jak přestat ztrácet čas na internetu si můžete přečíst v jednom z mých článků.

Nenechávejte úkoly ladem

Uveďme si jednoduchý příklad pro pochopení: Řekněme, že si vzpomenete, že vám dochází mléko. Už víte, že byste si měli zapisovat úkoly, proto si někam zapíšete: koupit mléko. Mozku tedy dovolujete, aby informace uvolnil z “operační paměti”. Mozek to udělá, ale pouze tehdy, pokud ví, že se k úkolu vrátíte.

Jinými slovy řečeno, pokud byste si úkoly někam jenom vypisovali a nikdy se k nim nevrátili, mozek byste neoklamali, zůstal by zahlcený jako předtím, neuvolnil by cenný mentální prostor.

Každý večer nebo ráno se ke svým úkolům vraťte. Jediné, co musíte udělat je, že je vložíte do nějakého task manageru (např. Todo-ist nebo Workflowy) a označíte naléhavost úkolu, případně termín odevzdání (deadline), to vám pomůže při pozdější týdenním a denním plánování.

Článek se jmenuje: Můj timemanagement systém, takže jak to dělám, já? Večer se kouknu do svého Dolleru a kalendáře, úkoly, které jsem si v průběhu dne zapsal, přenesu do programu workflowy, který mimo jiné používá i Cal Newport, autor knihy Hluboká práce. V programu ještě některé úkoly označím štítky a to buď #naléhavé, #tentotýden, #tentoměsíc. Při následném podrobnějším plánování dne (o tom bude řeč později), mi stačí dát hledat úkoly s #naléhavé a všechny se mi ukážou.

Úkoly si dělím do těchto čtyř kategorií. Osobní, škola, jakserychlenaucit a digitální minimalismus. Kvůli soukromí složky nerozbalím.

Systém se zatím může zdát složitý a zdlouhavý, ale není to pravda. Nejtěžší je si na to zvyknout. Vypisovat si v průběhu dne úkoly, které se na vás navalí zabere vskutku pár vteřin. Jsou dny, kdy se mi neobjeví žádná nová povinnost. Večer těch pár úkolu přenesu do workflowy, zabere minutku až dvě.

Proč úkoly nepíšeme rovnou do task manageru?

Důvod je vcelku pragmatický, je to zdlouhavější. Kdybyste si měli každý úkol rovnou psát například do todo-istu velmi rychle by vás to omrzelo.

Při vkládání úkolu do task manageru je třeba trošku více přemýšlet, rozhodujete se, jak je co důležité, kdy to musíte dokončit, do jaké kategorie to patří atd. Když zrovna končí přednáška a profesorka něco vyhrkne, je mnohem jednodušší otevřít poznámky a rychle to tam zapsat, než otevřít todo-ist, něco tam vypsat a značit další věci.

Večer máte čas na to, abyste úkoly přenesli do task manageru se všemi informacemi, které vám pomohou lépe plánovat.

Jednou dobou jsem si úkoly zapisoval rovnou do kalendáře, který jsem následně používal pro plánování. Řekněme, že nám byl zadán domácí úkol na 15.2, do kalendáře bych si ho zapsal na 10.2: úkol matika, deadline 15.2. Princip je v tom, že úkoly zapíšete na datum ještě dostatečně před termínem odevzdání. Úkoly, u kterých není jasně dáno, kdy se mají udělat (např. ozvat se rodičům, uklidit si pokoj), jsem si vepsal do takových dnů, ve kterých jsem toho moc neměl, protože právě tehdy bych měl čas se jim věnovat.

Jak lépe využívat svůj čas – další z mých článků, který vám doporučuji si přečíst.

Týdenní plánování

Nevím, jak vy, ale neděli považuji za konec týdne a skvělý den pro plánování. V neděli nikdy moc nepracuji, je to pro mě spíše volnější den, během kterého se třeba vzpamatovávám z náročné soboty. Jelikož mám hodně času, vždy si najdu chvilku, abych pouvažoval nad tím, jaký bude můj příští týden a trochu si ho naplánoval.

Otevřu si svůj Doller, aplikaci Workflowy a kalendáře. Nejprve si stanovím obecné úkoly pro daný týden, které až tak moc nesouvisí s úkoly, které si v průběhu týdne vypisuju: většinou se jedná o něco ve smyslu: napsat článek, napsat skript pro video, točit video, učit se španělštinu, začít s opakováním na zkoušku z xxx.

Následně si stanovím úkoly, které souvisí s daným týdnem, vycházím většinou z aplikace Workflowy, dříve jsem se koukal do svého kalendáře a díval se na dny v následujícím týdnu. Takové úkoly mohou v mém případě zahrnovat: nastavit propagaci na facebooku, uklidit si v pokoji, napsat e-mail osobě/ám x apod.

Při stanovování úkolů musíte být opatrní a taky přihlížet na to, jak náročný týden vás čeká. Pokud máte týden plný schůzek nejrůznějších společenských události, nemůžete čekat, že zvládnete dokončit desítky svých úkolů. Základem je začít plánovat, postupně se zlepšíte v odhadování, kolik toho můžete stihnout.

Jako poslední, ale někdy jako první krok udělám, že si v Dolleru do kolonek pro jednotlivé dny zaznačím, kdy jsem zaneprázdněný (např. předem domluvená schůzka, hodiny ve škole, společenská událost atd.)

Experiment: Jak jsem přežil týden bez sociálních sítí?!

Denní timeboxing

Takhle nějak může vypadat můj týden. Každý den přesně vím, co budu dělat. Nové úkoly si píšu dolů, až pak je přenáším do kalendáře nebo workflowy

Tak už víte, co byste chtěli v průběhu týdne stihnout, teď už jen stačí, abyste úkoly někam napasovali a skutečně je udělali.

Každý večer si plánuji svůj následující den do časových bloků Až v neděli dokončím týdenní plánování, dostávám se k dennímu timeboxingu pro pondělí. Kouknu se, jak moc volného času v daný den mám a vměstnám do něj pár úkolů a činností.

Řekněme, že mám v pondělí do 14:00 vyučování, na koleje se dostanu za půlhodiny, musím něco sníst, vypít, ale od 15:00 už mohu něco dělat. V souladu se svými týdenními cíli si určuju úkoly. Navíc se snažím přihlížet ke svým pracovním rytmům. Pro ilustraci: za 3 roky psaní blogu jsem zjistil, že nejlépe píšu ráno, proto je ztrátou času plánování si psaní na odpoledne.

Je vcelku pravděpodobné, že ze začátku budete příliš optimističtí a naplánujete až moc úkolu, které nebudete stíhat. Trénink dělá mistra, postupně se ve svých odhadech zlepšíte a vaše plány se budou více blížit realitě.

Prospěšné také může být vytvoření si rituálu: nějakému druhu úkolu, se věnujte vždy ve stanovenou hodinu a den. Například teď o prázdninách, když jsem doma skoro každý všední den v 9:00 něco píšu. Jakmile chodím do školy, není to možné, ale mám volné pátky, takže vždy v 9:00 píšu. Možná máte nějakou díru v rozvrhu, zkuste ji využít pro důležitou činnost, které se tak začnete věnovat pravidelně.

Plánování dne se věnuji večer, někdo může preferovat ráno. Základním předpokladem je, abyste úkoly z týdenního plánu v průběhu týdne přenesli do denních časových bloků. Samozřejmě ze začátku se vám to nemusí podařit, ani mně samotnému se to nedaří, prostě si občas naložím příliš moc nebo naopak málo.

Jak konkrétně si plánuji svůj čas v diáři Doller se dozvíte v článku.

Neztrácí se kreativita?

Možná si říkáte, že tenhle způsob plánování je barbarský a nekreativní. S tímhle musím silně nesouhlasit, barbarský není, sami si rozhodujete, co budete dělat a kdy.

No a kreativita se probouzí pouze tehdy, pokud ji nastavíte hranice. Mnoho lidí si myslí, že umělci pracují, když je políbí múza, ale není to pravda. Ti nejslavnější a nejúspěšnější umělci se stali tak dobří, jelikož pořád pracovali, měli jasně stanovený režim, a právě v tomhle režimu se probouzela jejich kreativita. To-do listy nefungují, mnohem účinnější je, když pracujete podle jasně daného plánu jako popisuji výše.

Tady to máte, tohle je můj time management systém, který mi umožňuje v pohodě kloubit podnikání na internetu se školou. Z tohoto systému může benefitovat naprosto každý student, všichni by totiž měli plánovat!

Když spoléháte pouze na svou hlavu nebo náhodné popsané papírky, děláte si to těžší.

Student, který si jenom drobně plánuje toho stihne daleko více, své práci se věnuje průběžně a nemá takovou tendenci prokrastinovat. Navíc pracuje na dovednosti (time management), která se mu bude hodit po celý život.

Doufám, že si z článku vezmete pár užitečných rád, které vám pomohou si lépe zorganizovat čas. Do komentářů mi napište, jaký systém plánování používáte vy, jsem zvědavý. :)