Časové blokování – ta nejdůležitější time management technika

V článku s vámi sdílím metodu, která snad ze všeho nejvíce nakopla mou osobní produktivitu. Jedná se o způsob plánování, kterému se říká časové blokování. Kupříkladu ho uplaťnuje Elon Musk, Bill Gates anebo můj taťka produktivity Cal Newport. Techniku se vás pokusím naučit, ale ze všeho nejdříve vás vůbec přesvědčit o tom, že skutečně pomáhá a není tak barbarská a svazující, jak se může na první pohled zdát.

Než se do toho pustíme, jmenuju se Honza Kohut a pokud vás zajímá produktivita, efektivní učení nebo osobní růst, rozhodně si tuhle stránku někam uložte a prozkoumejte i další mé články nebo videa.

Více článků o produktivitě a plánování najdete v odkazech.

Co je to časové blokování?

Ve své podstatě jde o to, že konkrétnímu času nebo přesněji blokům času, přidělíte úkol nebo činnost, které se budete v tu dobu věnovat. Když jste s časovým blokováním hotoví, víte, že například od 9 do 10:30 byste měli psát článek na váš blog, od 10:45 do 12:00 se učit na zkoušku apod.

Upřímně si už bez časového blokování neumím představit svůj život. Jsem přesvědčen, že kdybych to nedělal, stihnul bych toho daleko méně, zapomínal na své priority a spíše hasil požáry a reagoval na vnitřní rozmary a pohnutky.

Většina lidí přistupuje ke svému času chaoticky. Asi největší část dělá prostě to, co je v danou chvíli napadne, co je příjemné. A tak většinou nedělají nic podstatného, protože když se v daný moment rozhodujete, co budete dělat, mozek si přirozeně vybere něco příjemného. Je snadnější si pustit Netflix než se třeba učit programovat, odemknout telefon než se učit do školy. A nebo reagují na okolí, dělají to, co jim řeknou, navrhnou, podstrčí ostatní. A čas od času hasí požáry, protože se blíží termín odevzdání, nějaká zkouška nebo písemka. Kdo řídí svůj čas z hlavy toho stihne méně, nepracuje na svých prioritách, většinou není schopen pracovat průběžně a pak bývá často ve stresu.

Někteří si zase organizují své dny s to-do listy, seznamy úkolů, ale ani to není ideální. Na to-do list si toho dáte většinou mnohem více než zvládnete v daný den stihnout, což člověka frustruje a vede k pocitu zahlcení a nestíhání. Také budete mít větší tendenci na úkolech prokrastinovat, protože dlouhý seznam úkolů podněcuje rozhodovací paralýzu. Tzn. nevíte, který úkol z těch deseti nebo kolik jich tam máte, vybrat. Kromě toho při takovém plánování neberete v potaz svou energii, jak dlouho vám úkoly zaberou a kdy je nejlepší je dělat.

Jako výhodnější se jeví si úkoly, činnosti plánovat na přesný čas. Nicméně spousta lidí namítá, že takový způsob plánování je hodně barbarský, nekreativní a především svazující. Ale já s tím zásadně nesouhlasím.

Jak začít konečně stíhat a zbytečně neztrácet čas povídám ve VIDEU ZDE!

Podstata a výhody časového blokování

Podstatou časového blokování není ten plán, který si stanovíte ráno nebo večer do puntíku dodržet. To nejdůležitější je, že vás časové blokování nutí přemýšlet, jak co nejlépe naložit se svým časem. Získáte nadhled, jako by uděláte krok dozadu a zamyslíte se nad tím, co vás další den čeká, kdy máte čas a co by se do těch volných časových oken nejvíce hodilo. Právě díky tomu, že víte, kdy a kolik máte času, připomenete si své úkoly, uděláte nejlepší možná rozhodnutí.

Budete třeba vědět, že od devíti do jedné jste ve škole a ve 3 jdete na pracovní pohovor, a tak vám dojde, že mezitím nemá cenu se pouštět do nějakého velkého náročného úkolu, ale taky by byla škoda to úplně promrhat, tak uděláte něco menšího. Bez blokování byste si tohle asi neuvědomili a čas „přeprokrastinovali“. Anebo si uvědomíte, že máte 4 volné hodiny, a tak by byla škoda je nevěnovat práci na vašem velkém projektu.

Ještě jednou to zopakuji, není podstatou plán dodržet do puntíku. Hlavní je, že se zamýšlíte nad časem, který máte a vymýšlíte, jak ho nejlépe využít. Tohle je jenom jedna z velkého množství výhod časového blokování. Když plánujete na přesný čas, zvyšujete pravděpodobnost, že to skutečně uděláte. Už jsem dříve psal o experimentech Petra Gollwitzera, lidé, kteří si říkali, že prostě budou cvičit, necvičili ani zdaleka tak často jako ti, kteří si na papír napsali, kdy a kde budou cvičit.¹ Jak se říká, co je psáno, je dáno. Jakmile si to přesně naplánujete, jako by zapomenete, že nějaká prokrastinace existuje a prostě to uděláte.

Časové blokování snižuje stres, na konci dne vám nezůstane spousta nedokončených úkolů jako s to-do listem. Budete pracovat lépe s energií, těžké úkoly si budete plánovat na tehdy, kdy máte ještě dost síly, naopak ty lehčí si proložíte mezi nějaké těžší na oddechnutí, ale nikdy jim neobětujete své nejproduktivnější hodiny a využijete kousků času, které byste normálně promrhali. Nebudete nic nechávat na poslední chvíli a hasit požáry, nezapomenete na své priority a s výhodami bych mohl ještě pokračovat, ale vás určitě zajímá, jak na to…

Tento článek a video je v rozšířené podobě součástí mého online kurzu o tom, jak si vytvořit systém pro plánování a produktivitu.

Jak na časové blokování?

Osobně si své dny plánuji večer, můžete to ale dělat i jako první věc ráno. Plánování dne mám nejraději na papíře, momentálně to dělám v Dolleru, vy můžete používat elektronický kalendář nebo normální sešit, i obyčejný volný list papíru poslouží. Ze všeho nejdříve zaplňte příslušné časové bloky činnostmi, kterým se nevyhnete. Může to být nějaká schůzka, naplánovaný telefonát, škola, práce nebo třeba nějaká beseda. Když to uděláte, tak pěkně uvidíte, jaký čas vám zbyl pro práci, školu a relax.

Následně se podívám do svého týdenního plánu, vy třeba můžete používat nějaký úkolovník, ve kterém máte všechny své úkoly. A přemýšlím, vymýšlím, jak ty volné bloky času zaplnit těmi mými úkoly. Zvažujte denní dobu a čas, který máte k dispozici. Jo například, pokud mám ráno jenom volnou hodinku, nebudu si plánovat natáčení, ani psaní, protože to zabere času více, ale už tu hodinu můžu použít například pro učení nebo stříhání videa.

A teď to důležité. Zvláště když s plánováním začínáte, vyhraďte si pro úkoly více času, než odhadujete, že vám zaberou. Přirozeně máme tendenci nadhodnocovat své schopnosti.² Jsme skálopevně přesvědčení, že to stihneme za hodinu, ale přitom to bude trvat hodiny dvě. Právě proto své odhady vynásobte 1,5 nebo dvojkou. Takže, pokud odhadujete, že něco zabere půlhodiny, raději si na to dej 45 minut nebo klidně hodinku. Zkušenostmi se v odhadování zlepšíte.

Jinak pokud skončí váš časový limit a vy jste úkol ještě nedokončili, ale zásadně moc vám toho nezbývá, úkol dokončete na úkor toho, že to rozhodí vaše další naplánované časové bloky. Dokončujete to proto, že nedokončené úkoly se drží kvůli efektu zeigernikové dlouho v hlavě, a tudíž není snadné plně přepnout pozornost na úkol jiný.³ Své další plány můžete kdykoliv změnit a přizpůsobit novým okolnostem a času, který zbývá. Jo třeba nějaký úkol škrtnete, možná si tam dáte místo toho něco snazšího a kratšího. Jak jsme si říkali, není důležité plán do puntíku dodržet, ale jednat s rozmyslem. Přemýšlet, jak zbývající čas využít nejlépe.

Užitečnou praxí je prokládat úkoly těžké něčím lehkým. Například si můžete na den naplánovat 5 hodin učení, ale neučil bych se 5 hodin na jeden zátah. Dopoledne věnujte učení 2,5 hodiny, pak dělejte něco snazší, co já vím, naplánujte si koukání na seriál, napsání nějakých e-mailů a pak se znovu učte.

Lepší plány vám umožní dělat i uvědomění, že čas nemá neustále stejnou cenu. Ráno máte spoustu síly a odhodlání do nového dne, zásoby vůle jsou na maximu, a proto právě tehdy věnujte čas těm nejnáročnějším úkolům. Byla by škoda vyplýtvat své síly na spoustě snadných činností, a pak nebýt schopen se vrhnout na to důležité a náročné.

Na konci dne si vyhodnoťte, jak se vám vedlo a s přihlédnutím k vašim zkušenostem a chybám, kterých jste se dopustili minule, naplánujte další den.

A poslední rada, nikdy si neplánujte každou minutu života. Osobně si časově blokuji pracovní dny maximálně do 19 hodin. Pak mám padla a dělám, co se mi zachce, nebo jak říkal ten pán v az-kvízu: kam mě zrovna vítr zavane. A posledních několik měsíců si již neplánuji ani víkendy, maximálně dopoledne o sobotách.

Každou minutu neplánujte, jelikož časové blokování je poměrně náročné a intenzivní, aby vám fungovalo dobře, pravidelně si od něj odpočiňte. Kdybyste plánovali každou minutu, každý den, za chvíli se z toho zblázníte a přestanete to úplně dělat a budete ještě méně produktivní než dříve.

Vyzývám vás k tomu, abyste časové blokování alespoň na týden vyzkoušeli. Garantuji vám, že stihnete dvakrát tolik, teda pokud už teď nejste mastři produktivity. Výhod to má spoustu a jak jste mohli slyšet, není to ani žádná věda. Po týdnu napište, jak se vám vedlo, jsem opravdu zvědavý.

Dejte mi prosím v komentářích vědět, jestli by vás zajímal rozsáhlý kurz, který bych věnoval výhradně time managementu. Mohli bychom se tam bavit o vizích, ročních plánech, čtvrtletních, týdenních. Jít více do hloubky u časového blokování a třeba pořešit i nějaké aplikace a nástroje, které vám s tím vším pomohou.

Také mi prosím napište, jak si organizujete svůj život vy? Děláte, co vám poradí v daný moment hlava, máte to-do listy nebo něco jiného?

Mějte se famfárově, ahoj!

———————————————————————————

Zdroje

1. Milne, Sarah & Orbell, Sheina & Sheeran, Paschal. (2002). Combining motivational and volitional interventions to promote exercise participation: Protection motivation theory and implementation intentions. British journal of health psychology. 7. 163-84. 10.1348/135910702169420.
2. Kahneman, D., & Tversky, A. (1982). Intuitive prediction: Biases and corrective procedures. In D. Kahneman, P. Slovic, & A. Tversky (Eds.), Judgment under Uncertainty: Heuristics and Biases (pp. 414-421). Cambridge: Cambridge University Press. doi:10.1017/CBO9780511809477.031
3. Zeigarnik 1927: „Das Behalten erledigter und unerledigter Handlungen“. Psychologische Forschung 9, 1-85.