Jednoduchý systém time managementu pro vysokoškoláky

Pokud je time management vaší slabou stránkou, jste na správném místě. V tomhle článku se naučíte používat jednoduchý systém time managementu. Už se vám nestane, že na něco zapomenete nebo budete dohánět své povinnosti zběsile na poslední chvíli a ve všem mít zmatek.

Já se jmenuju Honza Kohut a tady na YT na svých stránkách JakseRychleNaucit.cz se zabývám tématem efektivního učení a produktivity. Pokud vás doporučení z videa zaujmou, rozhodně se koukněte i na můj online kurz Time Management systém. V kurzu s vámi sdílím daleko komplexnější systém, ve více než 2 hodinách videí si postupně krůček po krůčku vytvoříte svůj unikátní způsob, jak pracovat s úkoly, termíny, prioritami a velkými cíli. Ale ze všeho nejdříve pojďme na ten super jednoduchý systém. Ono taky není rozumné hned z počátku budovat něco komplexního, co vás jedině zahltí.

Proč mít systém time managementu / systém pro plánování a produktivitu?

První zjevný důvod spatřuji v tom, že s dobře fungujícím systémem time managementu budete produktivnější. Stihnete více smysluplných věcí za kratší čas. Když systém nemáte a své povinnosti a termíny držíte v paměti nebo někde vypsané na náhodných místech, snižujete volnou kapacitu už tak malé pracovní paměti. A právě pracovní paměť snad ze všeho nejvíce ovlivňuje kvalitu práce a rychlost učení. Spolehlivý systém vám umožní mozek využívat naplno.

Díky systému na nic důležitého nezapomenete. Stres a zahlcení už nebudou vašimi každodenními společníky, protože nikdy nebudete muset hasit požáry na poslední chvíli, jelikož si zvládnete práci inteligentně rozvrhnout. Kromě toho, když víme, co máme dělat a jak dlouho to zhruba zabere, mnohem pravděpodobněji zvedneme zadek. Takže ani prokrastinace už nebude takový problém. Ostatní budou vědět, že se na vás mohou spolehnout, v práci si toho všimnou vaši nadřízení, a tak vám dají více odpovědnosti, tzn. lepší peníze a především více volnosti, kdo má důvěru, může si dělat věci po svém, protože nadřízený ví, že toho výsledku dosáhnete, a tak mu je vlastně jedno, jak to uděláte. A nebo pokud podnikáte, klienti budou ochotni za tu zvýšenou kvalitu a spolehlivost zaplatit více.

Jak na vlastní systém time managementu?

Systém produktivity nebo Time managementu, o kterém budu mluvit, je jedno, jak to nazvete, je opravdu basic.

Jediné, co budete potřebovat, je kalendář a nějaký poznámkový blok, ať už v analogové nebo digitální podobě. Na vyšší úroveň to posunete  používáním i takzvaného úkolovníku, třeba aplikace Todoist, Things nebo Microsoft To-do, ale nemusí to být, klidně se bez toho obejdete a vystačíte si jenom s kalendářem a poznámkami.

Ústřední myšlenkou systému time managementu je nespoléhat na hlavu. Jakýkoliv termín, úkol, povinnost nebo nápad se nikdy nesnažte zapamatovat, ihned to vepište buď do konkrétního data v kalendáři nebo do poznámkového bloku. 

• Přidělí vám v práci úkol, vaši automatickou reakcí by mělo být to šoupnout do poznámek.
• Dostali jste termín, dokdy musíte něco odevzdat, šup s tím do kalendáře. 
• Jste domluveni na rande, šup s tím do kalendáře. 
• Dostali jste perfektní nápad na podnikání, šup s tím do poznámek. 
• Profesorka vám řekla, kdy máte odevzdat seminárku, šup s tím do kalendáře. 
• Měli byste vypočítat a odevzdat 10 příkladů do matiky, šup s tím do poznámek.

Přemýšlivější z vás si říkají, proč to mám sakra dělat? 

Když budete poctivě a přehledně úplně všechno zaznamenávat, máte z poloviny vyhráno. Ulevíte své hlavě, dovolíte ji se maximálně koncentrovat na to, co zrovna děláte, aniž by snaha o nezapomenutí na určité věci okusovala vaši mentální kapacitu při práci nebo učení se. Jak už jsem říkal pracovní paměť má malinkou kapacitu, pokud se tam snažíte udržet nějaké termíny, úkoly nebo nápady, které dostanete, nevyhnutelně tak snižujete kapacitu pro učení nebo práci, obojí zabere delší čas a nebude to tak kvalitní. Kromě toho vám spousta věcí vypadne z paměti, a vy budete muset některé své povinnosti dohánět na poslední chvíli nebo na ně úplně zapomenete.

Celé to posunete na vyšší level tím, že každý den otevřete na 5 minut váš kalendář a místo pro poznámky. Vaše záznamy mohou být nepřehledné a zmatené, tak si v nich udělejte pořádek. Upravte formulace, aby bylo vašemu budoucímu já jasnější, co bylo tím záznamem myšleno. Vymažte, co je zbytečné. Pro přehlednost si to uspořádejte. A jestliže jste se rozhodli používat úkolovník, přesuňte položky z poznámek právě do úkolovníku, nastavte termíny, kdy musí být hotovo a ideálně úkoly zařaďte pod projekty, ke kterým patří. Tím získáte ještě o něco lepší přehled a perspektivu.

Například je fajn si vytvořit složku nákupy a v ní mít všechno, co souvisí s nakupováním. Nebo já bych tam mohl mít složku podnikání a v ní projekt video o systému produktivity a v něm veškeré úkoly, které s natočením a vydáním tohoto videa souvisejí. Vy tam můžete mít projekt bakalářka a v něm úkoly související s bakalářkou apod.

Ale jak říkám, tím to posunete na vyšší level, není to povinné, už jenom to poctivé dostávání všeho z hlavy vám změní život.

Denní plán

Ovšem bezpodmínečně každý den udělejte denní plán. Není to nic komplikovaného. Nejprve otevřete kalendář. Podívejte se, co vás daný den čeká. Události z kalendáře jsou vaše priority, svůj čas a energii budete daným aktivitám chtě nechtě věnovat, ať už je to schůzka, kde musíte být nebo nějaký deadline, seminář ve škole nebo práce. Téměř nikdy však nebudou vaše kalendáře tak narvané, aby vám v průběhu dne nezůstalo několik volných oken, časových bloků, které budete moci využít pro práci či učení. 

Jak ty volné bloky produktivně zaplnit?

Nahlédněte v kalendáři pár dnů dopředu. Neblíží se náhodou nějaký další deadline? Neměli byste se na něco připravit? Třeba uvidíte, že se blíží termín odevzdání nějakého pracovního projektu. Když si to takhle připomenete, nenecháte ho na poslední chvíli, ale naplánujete si práci, podrobně si rozepíšete, co všechno se musí provést a samozřejmě rovnou něco v ten den uděláte. Uvědomíte si, že za dva týdny máte odevzdat seminárku, tak na ní začnete pracovat. Kvůli krátkému náhledu dopředu, vás už nic jen tak nepřekvapí.

Následně se podíváte do vašich poznámek, kde si píšete úkoly, z těch vyberete pár dalších věcí, které v průběhu dne uděláte. Kolik toho vyberete, záleží na tom, kolik toho už v kalendáři máte. Někdy toho zmáknete spoustu (nemáte práci, nemáte školu), někdy nic (jste půlku dne ve škole, druhou v práci).

Samozřejmě si odškrtněte, co jste již zvládli. Jinak nejlepší je používat metodu časového blokování, o které píšu v tomhle článku, Nepište si pouze, co musíte dneska udělat, ale rovnou si naplánujte, kdy přesně se tomu budete věnovat, vložte to do elektronického kalendáře nebo napište na papír. Není to tak těžké, uvědomte si, kdy máte čas, vyškrtněte hodiny, kdy jste v práci nebo ve škole, kdy jíte, kdy jste na schůzkách a pěkně uvidíte, které hodiny vám zbyly pro práci a relax. Následně den odspoda zaplňte úkoly, začínejte těmi nejtěžšími a nejpodstatnějšími, abyste měli večer krásně volný.

Doporučuji vám, abyste si nastavili jakýsi vlastní limit, po kterém již nebudete nikdy pracovat nebo se učit. Například já se snažím pokaždé od 7 hodiny večerní už jenom lenošit. Z jakého důvodu je to výhodné? Když si nastavíte striktní limit konce, dovolíte si mnohem snadněji vypnout a přestat na své povinnosti myslet. Nicméně má to vliv i na produktivitu, časový limit vás bude nutit ze dne vyždímat maximum, jelikož si budete vědomi toho, že se den nedá nafouknout, že nemáte nekonečno času a nic nemůžete dohánět večer nebo v noci.

Život si rovněž usnadníte tím, když si pevně stanovíte, kdy pracujete na určitých věcech. Pokud studujete, můžete si například do kalendáře vložit, že vždycky v úterý od 5-7 počítáte příklady do matematiky. Nebo pokud pracujete a děláte něco opakovaně každý týden, třeba připravujete prezentaci pro šéfa, věnujte se tomu kupříkladu pokaždé v pondělí od 9-11. Díky těmto pravidlům se nemusíte každý týden znovu rozhodovat, kdy věnovat čas činnosti, kterou byste tak či tak někdy udělat museli. Divili byste se ale ušetří to spoustu mentální energie, a také velmi pravděpodobně časem vybudujete návyk, když bude úterý a 5 hodin, bude pro vás naprosto přirozené počítat příklady do matematiky.

A na co nesmím zapomenout, pokaždé, když se pustíte do práce nebo učení, vždycky dělejte jenom jednu, jedinou věc. Intenzivní práce je daleko rychlejší a vaše pracovní výstupy budou také mnohem kvalitnější. Náš mozek jednoduše pracuje nejlépe, když na věcech makáme sekvenčně, pěkně jednu podruhé. Zkuste makat na marketingové strategii, a přitom si s někým psát na instagramu nebo sledovat videa na TikToku. Jsem si jistý, že váš výsledek nebude tak kvalitní.

Používejte všechna doporučení z videa a nesmírně si ulevíte, díky pár minutám každý den dostanete život pod kontrolu a zvýšíte svou produktivitu. Nicméně pokud máte zájem systém time managementu ještě zdokonalit, zkuste i týdenní plánování.

Týdenní plány

Na telefonu si nastavte budíček, který se bude každý týden například v neděli ozývat s upomínkou: vytvoř si týdenní plán. Týdenní plánování se hodně podobá dennímu plánu, jenomže v tomto případě se snažíme dívat více dopředu a přemýšlet ještě o něco strategičtěji.

Nejprve se podívejte do kalendáře, co vás další týden a týdny čeká. Ptejte se, souvisí s tím nějaké úkoly? Měl/a bych s něčím začít už raději teď, ať se pak nemusím stresovat a něco dohánět? Na papír nebo do nějakého dokumentu si to napište!

Následně se podívejte na úkoly, ať už ve vašich poznámkách nebo úkolovníku, záleží, jaký systém jste zvolili v předchozím kroku. Je tam něco, co již není relevantní, co můžete vyškrtnout? Napadají vás nějaké další úkoly, které jste ještě nedostali ze své hlavy, pokud ano, ihned je zaznamenejte. A samozřejmě z toho vašeho dlouhatánského seznamu vyberte několik vhodných úkolů, kterým byste se měli v týdnu věnovat. Tyto úkoly přepište do dokumentu s názvem týdenní plán.

V posledním kroku stačí vymyslet, ve které dny bude nejvhodnější se těm povinnostem z týdenního plánu věnovat. Nicméně neberte to jako něco super závazného, tohle mám ve středu, tak to musím bezpodmínečně ve středu udělat, vůbec, jde spíše o to ty vaše velké kameny, hlavní priority rozvrhnout do jednotlivých dnů. V průběhu těch konkrétních dnů si díky tomu připomenete, že to jsou věci, na kterých nejvíce záleží, priority, které si zaslouží nejvíce pozornosti a měli byste je upřednostnit před malými a ne tak důležitými povinnostmi, které se zrovna vyjevily na povrchu.

Týdenní plán vám umožní si práci inteligentně rozvrhnout v průběhu celého týdne tak, aby se povinnosti nikdy nenahromadily a vy nemuseli být ve stresu nebo přehnaně intenzivně pracovat.

Jakmile máte týdenní plán hotový, je dobré se zeptat: Jsou ty úkoly důležité? Pokud ne, plán upravte. Nemá cenu dělat na zbytečnostech. Těch opravdových priorit je jenom pár, těm dávejte svou pozornost, nevěnujte čas věcem, které za to nestojí.

A to je ono jednoduchý systém time managementu, produktivity, je mi jedno, jak tomu budete říkat. Nic zvláštního nepotřebujete, stačí tužka, papír a kalendář. Postupně můžete systém zdokonalovat, používat specializované aplikace, přidat další fáze. Jestliže vás článek zaujal a máte pocit, že vám může i tento jednoduchý návod pomoct, rozhodně zauvažujte, jestli se nezapojit i do mého kurzu o time management systému.

V online kurzu jdu do mnohem větších hloubek, sdílím s vámi můj kompletní neokleštěný systém pro produktivitu a plánování. Ale jelikož si uvědomuju, že každý jsme zcela rozdílný, v lekcích popisuju vždy několik různých forem a variant, jak můžete k jednotlivým součástem systému přistoupit. Po skončení kurzu by měl mít každý účastník svůj jedinečný systém time managementu, který je šitý na míru právě jemu, avšak bude postaven na ověřených principech. Konkrétně se kupříkladu dozvíte, jak si stanovit vizi, jak najít ve své práci smysl, udržet si přehled ve svých závazcích a poznámkách. Naučíte rozkouskovat obrovské cíle na menší, abyste se postupně propracovali k jejich dokončení. Také je tam hodně důležitá část o práci s prioritami. Celkem kurz obsahuje přes 2 hodiny video návodů, je tam spousta dalších textových návodů, checklisty a seznamy akčních kroků, které vás donutí používat rady v praxi, což je podle mě to hlavní. Nemá smysl se jenom zapojit do kurzu, prohlédnout si lekce a nic skutečně nezměnit.

Zjistit více o online kurzu Time Management systém [plánování a produktivita]!