Nenoste nic ve své hlavě – důležitý princip produktivity

Asi každému z nás se někdy stalo, že jsme měli něco udělat, někam přijít, někomu se ozvat, ale úplně jsme na to zapomněli. V článku se dozvíte o jednom velmi jednoduchém, ale přitom tak důležitém triku, aby se to už nestávalo.

*Video a článek mají téměř identický obsah, je na vás, který typ obsahu zvolíte.

Tento článek a video je v rozšířené podobě součástí 5. lekce online kurzu Time management systém [plánování a produktivita]

Důležitost zapisování

Nejenom, že díky tomuto triku na nic nezapomenete, navíc vám uvolní prostor v pracovní paměti, a tím pádem budete výkonnější. Lidé ve vašem okolí vám začnou více věřit a zcela určitě toho i více stihnete.

Nebudu chodit okolo horké kaše, o čem píšu, je zapisování. Ideální je zapisovat si v podstatě všechno: úkoly, termíny, události, nápady či myšlenky. Ode dneška už nenoste nic ve své hlavě. Nesmírně si tím ulevíte a na nic už jen tak nezapomenete. Samotné zapisování však nestačí, musíte to dělat správně. V článku se dozvíte, jak to dělám já a jak si můžete vlastní systém vybudovat vy sami.

Když jste ještě chodili do páté třídy, asi nebylo nutné plánovat si svůj život, mít nějaký systém a evidovat si všechny úkoly. Těch pár svých povinností jste si zapamatovali. Udělat úkol do matiky, uklidit si v pokojíčku. Ale s věkem a přibývajícími povinnostmi je to stále těžší. Nezřídka se stane, že něco důležitého vyvětráte z paměti nebo máte pocit, že je toho na vás moc a nevíte, kam dříve skočit. Už není možné všechno udržet v hlavě, něco se nevyhnutelně ztratí a celkem často může pak vaše práce stát za nic. Avšak pokud máte dobře fungující systém, nic takového se dít nebude.

Pokud na sobě chcete pracovat i v jiných oblastech, být produktivnější, učit se rychle a efektivně, je tento web pro vás to správné místo. Naleznete zde přes 150 zajímavých článků a můžete mrknout také na nějaký můj kurz nebo e-knihu Jak se učit nejen do školy

Omezená kapacita pracovní paměti

Buďme k sobě upřímní, naše mozky nejsou dokonalé. Vždyť v krátkodobé paměti dokážeme najednou udržet jen zhruba 5-7 informací, ať už to jsou slova, čísla nebo třeba úkoly. Pokud se toho do pracovní paměti snažíte nacpat více, mozek se musí rozhodnout a něco na úkor nové informace vyhodit. Pokud dostanete nějaký skvělý nápad ve škole nebo při práci doma a ihned si ho nezapíšete, po pár minutách na něj pravděpodobně zapomenete, protože ho jiné informace z paměti vytlačí.

Druhou nevýhodou nošení informací v hlavě je, že nemůžete pracovat naplno. Už tak je v pracovní paměti opravdu málo místa, a pokud ho ještě zabírá nějaký úkol nebo nápad, který se snažíte udržet v hlavě, nezbývá tam moc prostoru pro řešení problémů, přemýšlení, učení nebo práci. Místo toho, abyste pracovali na 100 %, jedete možná na 70, jestli vůbec.

Když se učíte a neustále vás přepadají myšlenky na to, že jste se zapomněli objednat k zubařce, jen těžko se budete soustředit 100% na učení. Na daný úkol nikdy nevyhradíte celou svou pozornost, což povede k tomu, že vám práce nebo učení zabere více času. Mozky nejsou dobrými úkolovníky ani kalendáři!

Pojďme si představit jednoduchý systém, který zajistí, že se na vás bude možné spolehnout, na nic nezapomenete, a ještě k tomu budete výkonnější.

Přečtěte si také: Jak nezapomínat a vše si na dlouho zapamatovat.

Jak na to?

Osobně se snažím naprosto nic nenosit v hlavě. Vím, že na mě není spoleh, ale na můj systém už ano. Ani nevíte, jak je to osvobozující, vaše hlava nic neví, ale přitom máte všechno pod kontrolou.

Kdykoliv dostanu či vymyslím nějaký úkol, něco mě napadne nebo zjistím nějaký důležitý termín, okamžitě si to někam zapíšu. Existuje hned několik míst, kam si nápady, úkoly a termíny píšu. Vždycky záleží na tom, co mám nejblíže po ruce. Pokud jsem zrovna na iPadu, zapíšu si to do úkolů, pokud jsem na počítači, můžu si to zapsat do aplikace Notion, kterou používám pro plánování videí, článků a evidování nápadů. A pokud jsem ve škole nebo někde venku, zaznamenám to do Dolleru. O tom, jak plánuji v Doleru jsem napsal samotný článek, jak používám Doller.

Zatím se ten systém může zdát celkem zmatený – cokoliv mě napadne, píšu tam, kam se mi to v ten moment nejvíce hodí. Abyste předešli tomu, že si něco zapíšete a pak to nejste schopni najít, mějte přesně definované, kam si můžete úkoly, termíny a nápady zapisovat. Já mám jenom tato 4 místa: Doller, iPad, mobil a počítač.

Tohle je všem jasné, něco si zapisovat, ale nejdůležitější je se k těm poznámkám vracet a dále s nimi pracovat. Jinak je to zbytečné. V ideálním vesmíru byste se svými poznámkami měli pracovat každý den. Přiznávám, že ani já nejsem tak poctivý, ale minimálně jednou týdně se ke všemu, co jsem kamkoliv napsal, dostanu a dále to roztřídím do správných systémů. Většinou to dělám při týdenním plánování, projedu všechny aplikace a poznámky v Dolleru a přemýšlím, co s tím.

Například nápady na videa se přesunou do tabulky, kam si takové nápady zaznamenávám. Jiné nápady jdou do speciální tabulky s nápady, které můžu označit vhodným štítkem. Tabulky v Notion jsou navíc super v tom, že si přímo k nějakému nápadu mohu psát poznámky a propojovat je s jinými databázemi. Úkoly mohu zařadit do svého měsíčního nebo týdenního plánu. Termíny si přepíšu do svého kalendáře v Dolleru a některé věci nemilosrdně vyhodím.

Také je důležité zmínit, že když si něco v průběhu dne zapíšete, zůstaňte jenom u toho zapsání. Dále s tím úkolem nepracujte, nedávejte ho do další appky, nepište si, co všechno je potřeba udělat. To provedete až tehdy, když budete s úkolem později pracovat.

Závěrem takové malé doporučení na aplikaci, kterou využívám opravdu často: Pocket. Appka vám umožňuje uložit si článek na později. Řekněme, že jste na telefonu, vidíte zajímavý článek, ale nemáte čas si ho přečíst, co uděláte? Většina lidí by si to otevřela do nového okna a nechala to tam dva týdny “hnít“, někdo by to uložil do záložek a blbci jako já by se to snažili zapamatovat. Pocket tenhle problém řeší. Článek si jednoduše nasdílíte do appky a v Pocketu si ho můžete později přečíst, i když jste zrovna offline.

Teď už víte, že byste úkoly neměli držet ve své hlavě. Zapomenete na ně, zklamete lidi ve svém okolí, a navíc i váš výkon při samotné práci bude stát za nic. Pracovní paměť má malou kapacitu. Úkoly, termíny i nápady si někam zapisujte. Míst mějte jenom pár, ať poznámky najdete. Minimálně jednou týdně se svými zápisky pracujte. Rozhodněte, které zařadíte do týdenního, měsíčního plánu, nápady přesuňte tam, kam si své nápady podle nějakých kategorií evidujete. Termíny přesuňte do svého kalendáře, ať je máte pořád na očích.

Pokud máte problémy se soustředěním, ať už na učení nebo práci, mrkněte na moji e-knihu Jak se soustředit, sdílím s vámi tipy, které mi pomáhají po delší dobu udržet koncentraci.

Děkuji vám za přečtení.