Jak pracují ti nejproduktivnější duševní pracovníci?!

Nedávno jsem narazil na poměrně smutný průzkum společnosti DeskTime, z něhož vychází, že čeští duševní pracovníci jsou nejméně produktivní na světě, což mě donutilo otevřít textový editor.¹

Na následujících řádcích se vás pokusím inspirovat tím, jak pracují ti nejproduktivnější na světě, abyste i vy sami dokázali pracovat lépe. Co je podstatnější, uvedené rady by měly zajistit, že vás bude práce více bavit, déle u ní vydržíte, dokážete se na ni intenzivněji koncentrovat, budete kreativnější a méně ve stresu.

Poctivě pravidelně aplikujte alespoň polovinu zmíněných principů a velmi snadno mezi svými kolegy vyniknete. Jak naznačuje průzkum, konkurence na trhu práce není zrovna silná. Zvýšená produktivita vám ušetří čas, dostane vás na lepší pozici, získá vám autonomii, větší důvěru a domů přinesete lepší peníze.

Více neznamená více

Spousta lidí pracuje déle, než jim káže pracovní doba. Práci si nosíme domů, do postele, na záchod, na návštěvy i na dovolenou. Pořád něco nestíháme a máme pocit, že to doženeme jedině tím, když budeme pracovat více. Avšak tenhle vzorec neplatí! Množství odvedené práce neovlivňuje pouze čas, ale především to, jak pracujete, co přesně děláte. Někdo může něco, co děláte vy hodinu, dělat hodiny tři a naopak. Rozdíly rozhodně nedělá jenom intelekt nebo zkušenosti, záleží zejména na energii a intenzitě, s jakou se dovedete na práci soustředit.

Nepracujte více hodin, nýbrž hledejte možnosti, jak pracovat chytřeji v souladu s fungováním vašeho těla a mysli. Jedním takovým chytrým způsobem práce, který vám ušetří spoustu času, jsou přestávky. Zní to jako blbost? Hned vám to vysvětlím na výzkumu, ze kterého rada vychází.

DeskTime je americká společnost prodávající software, který sleduje, co zaměstnanci v pracovní době dělají na svých zařízeních. Manažerům tento software pomáhá analyzovat jejich výkony a samotné zaměstnance motivuje k vyšší produktivitě a menšímu prokrastinování na sociálních sítích a dalších rozptylujících stránkách. DeskTime má spoustu zákazníků, a tudíž i velké množství dat, čehož společnost využila, aby zjistila, jak pracují nejproduktivnější uživatelé jejich softwaru.

Oddělili 10 % nejproduktivnějších (tj. ti s největším poměrem používání produktivních k neproduktivním aplikacím), aby zjistili, že nejvýkonnější pracují ve zhruba 52minutových blocích následovaných 17minutovou přestávkou (rozptýlením).²

Tento průzkum není ojedinělý, v knize Na vrcholu autoři Brad Stulberg a Steve Magness uvádějí, že nejvýkonnější pracovníci v továrně na zpracování masa pracují 51 minut, následovaných 9minutovou pauzu. Nejvýkonnější zemědělci zase pracují 75 minut, aby si dopřáli 15minutovou pauzu.³

I z experimentů proslulého doktora Ericssona vychází, že ti nejlepší napříč obory nejsou schopni efektivně pracovat/trénovat déle než 2 hodiny v kuse. Ukazuje se, že optimální je pracovat 60-90 minut. Po 90 minutách už je velmi složité udržet pozornost, energie letí strmě dolů a s ní i kvalita vaší práce. Je důležité si uvědomit, že máme omezenou kapacitu energie a pozornosti. Jakmile se dostanete za svou hranu, nedělá to žádnou dobrotu.⁴

Rád říkám, že abyste mohli zrychlit, musíte nejdříve zpomalit. Přestávky nám dovolují načerpat ztracenou energii, obnovit pozornost, abychom v dalším bloku mohli znovu podávat skvělé výkony. Kdybyste si pořádnou přestávku nedopřáli, každou hodinou byste pracovali pomaleji a méně kvalitně. Pauza vás možná teď připraví o pár minut, ale dovolí vám pořád podávat optimální výkony. Hodně lidí se téhle myšlence brání, ale je to tak.

Ze studií dokonce vychází, že pravidelné přestávky mohou zvýšit kapacitu pozornosti až o 50 %, pro porovnání podobně soustředění nafoukne sladce prospaná noc.⁵

Když už znáte tento základ, pojďme se ponořit do větších hlubin a prozkoumat, jakým způsobem můžete naladit svou mysl na práci, aby okamžitě podávala lepší výkony. Také si řekneme, co dělat během samotného pracovního bloku k dosažení větší intenzity soustředění bez rozptylování a úplně nakonec se dozvíte, co je nejlepší dělat během přestávek, abyste si opravdu odpočali, obnovili energii a pozornost.

Jak připravit svou mysl na práci

Velmi často je vůbec problém se do práce ponořit. Začnete pracovat, ale myšlenky máte někde jinde a než se nadějete, máte si dát pauzu, kterou jsme si naordinovali. Dostat se do „zóny“ optimálního výkonu pomáhají skálopevné rituály.

Charles Dickens, autor Olivera Twista, se každé ráno probouzel v 7 hodin, do 8 pomalu snídal, aby mohl od 9 do poledne psát. Další Charles, tentokrát Darwin si každé ráno prošel okruh po svém pozemku, načež se pustil do práce na průlomové teorii evoluce.

Dalším příkladem jsou vrcholoví sportovci, kteří musí podávat perfektní výkony okamžitě po startu, nemohou si dovolit nějaké rozkoukávání. Držitel 21 zlatých olympijských medailí Michael Phelps se do „zóny“ nejlepšího výkony před závody „nalazoval“ pokaždé stejným rituálem. 120 minut před startem si prošel sérii protahování, 90 minut před závodem uplaval několik bazénů konkrétním způsobem, následně si 20 minut oblékal závodní plavky (tak těsné jsou). 25 minut před závodem si nasadil sluchátka, aby si poslechl už poněkolikáté stejný hip-hopový playlist. Když zazní startovní výstřel, je ve své zóně, připraven podat vynikající výkon.

Není potřeba, aby váš rituál trval 120 minut jako ten Phelpsův, nesnažíte se překonat světové rekordy nebo získat olympijskou medaili. Úplně postačí pár minut, které si mozek spojí s prací a dovolí vám se co nejrychleji dostat do stavu flow.

Sám na sobě si všímám, jak mi ranní rituál před psaním nebo jinou prací pomáhá s koncentrací. Probouzím se celkem pozdě v 7:20, následně snídám, pak si přečtu 1 kapitolu nějaké knihy, naplánuji den a pouštím se do toho nejtěžšího úkolu, který mě čeká. Jakmile zapnu časovač nastavený na 90 minut, téměř okamžitě se dovedu intenzivně koncentrovat a podávat dobré výkony.

Naopak odpoledne jsem žádný rituál dlouhou dobu neměl. Poobědval jsem a pak zběsile přepínal mezi sociálními sítěmi, když jsem se později snažil pracovat, trvalo mi klidně půlhodiny, než jsem se byl schopen opravdu dobře soustředit na svou práci.

Pokaždé, když přepneme pozornost z jedné činnosti na něco jiného, vytvoří se v mozku tzv. zbytková pozornost, která nám znemožňuje využít celou kapacitu našeho mozku (tzn., že část pozornosti se „zaseklá“ u předchozí činnosti).⁶ Trvá od 22 do 29 minut, než se zbytková pozornost vyčistí a my můžeme úkolům věnovat celou svou pozornost.⁷ Právě proto je těžké se do práce hned ponořit, pokud ji nepředcházejí rituály. Rituál vyčistí hlavu a veškerou nashromážděnou zbytkovou pozornost.

Neexistuje jeden nejlepší rituál pro všechny. Přemýšlejte o tom, jakou práci máte vykonávat a v jakém ideálním stavu mysli byste měli být. Následně se zamyslete, jaké činnosti vás mohou naladit na správnou vlnu. V případě Phelpse to byla hiphopová hudba, Darwin se procházel a já se na psaní připravuji čtením kvalitní knihy.

Rozhodně nic nezkazíte krátkou meditací všímavostí (mindfulness). Zní to ezotericky, ale dnes už existuje mnoho vědeckých důkazů, které potvrzují pozitivní účinky meditace. Pár minut vnímání dýchání vyčistí vaši mysl a dovolí vám ustoupit od negativních myšlenek. Četl jsem o zajímavé studii, v rámci které se účastnici snažili přestat kouřit, jedni měli za úkol pravidelně meditovat, druzí dělali něco jiného. Lidé, ze skupiny meditátorů měli pořád stejné touhy kouřit, ale meditace jim dala sílu, aby touhy nenásledovali. Všímavost vás učí pocity a myšlenky pouze vnímat, ale nebrat si je osobně. Kromě toho je dokázáno, že pravidelná meditace zvyšuje kapacitu krátkodobé paměti, což vám umožňuje se lépe soustředit a odolat rozptýlením.^8,9

Zvláště pokud s meditací začínáte, doporučuji vám aplikace jako Headspace nebo si projděte kurz Tary Branchové, oba zdroje jsou zdarma. Pokud nevládnete angličtinou, můžete vyzkoušet kurz na Seduo, který je zdarma.

Naplánujte si den

Rituálem jste připravili svou mysl na práci, avšak ani teď vám nedovolím s ní začít, nejprve musíte mít plán.  Když neplánujete a rozhodujete o tom, co budete dělat z hlavy, až příliš často si vyberete úkoly, které nejsou tak moc důležité a prospěšné. Naše mysl se ráda vyhýbá tomu náročnému. A celý den unavujete svou mysl přemýšlením o tom, co dalšího byste měli dělat. A jak je dobře známo, rozhodnutí oslabují vůli.¹⁰

Plán, který si stanovíte ráno nebo večer, vám dá jasný směr. Bude daleko snadnější udržet pozornost. Také vám dovolí získat nadhled, jinými slovy uvědomit si, co všechno máte na talíři a vybrat to nejpodstatnější. S plánováním je práce daleko intenzivnější. Možná se děsíte, protože intenzivnější práce většinou znamená práce náročnější, ale já ji vnímám jako práci rychlejší a kvalitnější.

Více o denním plánování jsem psal ve svém nedávném článku. Z mnoha důvodu jsem zastáncem časového blokování, tzn. úkolům přidělíte konkrétní čas, kdy se jim budete věnovat. Než tento systém odsoudíte jako barbarský a nekreativní, uložte si článek, ve kterém metodu podrobně popisuji: Časové blokování. Svůj kompletní systém pro plánování a produktivitu zase sdílím v mém online kurzu.

Intenzivní blok práce

Zapněte časovač (na maximálně 90 minut) a intenzivně se věnujte první položce ze svého denního plánu. Když píšu intenzivně, mám na mysli, že se v průběhu naplánovaného bloku budete věnovat jenom jedné jediné činnosti.

Multitasking se nám sice zdá produktivní. Máme pocit, že toho stíháme více, v mozku při každém přepnutí pozornosti tryská dopamin. Bohužel je to falešný pocit, který nemá s realitou nic moc společného. Jak vychází z desítek možná i stovek studií, multitasking (tzn. přeskakování z jedné činnosti k činnosti jiné) má negativní vliv na výkony.

Pamatujete na zbytkovou pozornost, o které jsem psal výše? Nevytváří se jenom, když odpočíváte, ale také při práci nebo učení! Sebemenší přepnutí z jedné činnosti na něco jiného se zmocní kousku vaší pozornosti a výkony padají dolů. Multitasking prodlužuje práci až o 40 %, přičemž se dopouštíme více chyb.¹¹

Jakmile odstartujete váš pracovní blok, ponořte se do tzv. hluboké práce, o které jsem napsal článek.

Soustředění, na úkol před vámi, vám pomůže udržet, když si budete ve hlavě připomínat svůj cíl. Než začnete, odstraňte z vašeho prostředí veškeré potenciální zdroje vyrušení. Jak se říká: Co oči nevidí, to srdce nebolí. Vypněte zvuky vašeho telefonu a nechte ho v tašce, zablokujte si přístup na sociální sítě nebo se úplně odpojte od internetu, pokud ho ke své práci nepotřebujete (Nebojte o pauze se připojit znovu můžete).

Osobně mi s koncentrací také pomáhá, když si v myšlenkách připomínám, že ještě chvíli vydržím do pauzy. Kdybyste pracovali bez časových limitů, tenhle druh motivace byste ztratili a mnohem snadněji se něčím rozptýlili uprostřed důležitého úkolu. Vědomí přestávky, jakkoliv vzdálené, vás bude motivovat ještě nějakou dobu vydržet, protože víte, že jednou to skončí.

Naneštěstí rozptýlením se nikdy úplně nevyhnete, vyruší vás kolega, budete muset neodkladně vyřešit něco pro šéfa. A tak by se vám mohla hodit nějaká praktika, které sníží negativní dopady přepínání pozornosti. Méně zbytkové pozornosti se vytvoří, pokud přepnete z jednoho úkolu na úkol jiný vědomě. Napište si na papír, v jakém bodě své práce jste skončili, co jste udělali jako poslední a čím budete pokračovat, až se k úkolu vrátíte. Zabere vám to několik vteřin, ale výrazně to sníží množství zbytkové pozornosti.¹²

Co dělat o přestávkách?

Gratuluji, vydrželi jste to a teď si můžete dopřát zaslouženou přestávku. Stejně jako práce, ani přestávky nejsou rovnocenné, jisté druhy doplní energie a obnoví pozornost, jiné vás naopak rozptýlí a v podstatě vám znemožní se pustit znovu do práce. Níže vám navrhuji pár těch „kvalitních“ druhů přestávek, během kterých si skutečně odpočinete, doplníte energii, abyste v dalším bloku byli stejně svěží jako na začátku pracovního dne.

Nejdůležitější je, abyste během přestávek zapomněli na své povinnosti. Moc byste si neodpočali, kdybyste po zapípání časovače otevřeli e-mail nebo řešili nějaký další úkol. Přestávky stejně jako rituály jsou individuální, důležité je, abyste z nich vy sami měli radost a dělali něco, co chcete dělat. Nenuťte se do něčeho jenom proto, že se to doporučuje.

Z experimentů průkopníka na poli seberegulace Roy Baumeistera vychází, že lidé, kteří si dali něco sladkého (např. ovoce), měli v následných experimentech silnější vůli (např. dokázali lépe odolat pokušením, později se vzdali apod.).¹³

Jako nejlepší, co můžete během přestávky dělat se jeví procházky, ideálně procházky v přírodě. Pozitivní účinky vykazují i 6minutové procházky po budově. Z výzkumu profesora Kaplana vychází, že pozornost perfektně obnovuje i pohled na přírodu na obrazovce počítače nebo na fotce. Naše mysl vzkvétá, když se soustředí na něco, co nás samotné přesahuje. Pohled na přírodu nás vystavuje tzv. inherentně fascinujícím podnětům, využíváme opačný druh pozornosti než při práci, a to nám pomůže koncentraci obnovit. Procházky a příroda snižují stres, neklid a zlepšují náladu a zvyšují kreativitu.^{14, 15}

Většina z nás asi nemá možnost během přestávky zaběhnout do lesa, poslechnout si zvuky šumějícího potoka nebo koukat na pohupující se koruny stromů, ale všichni se můžeme kouknout na nějaký obrázek přírody a být světem, na kterém žijeme fascinováni.

Během přestávky mohu doporučit ještě čtení něčeho, co vůbec nesouvisí s vaší prací. Poslouchání hudby nebo podcastu. Můžete se protáhnout, drobně si zacvičit nebo meditovat. A jestliže máte tu možnost, promluvte si s nějakým kolegou.

Samotnému mi během přestávek vůbec nefunguje chození na sociální sítě. Všímám si, že přestávky bez sociálních sítí a bezmyšlenkovitého surfování na internetu doplní pozornost lépe a umožní mi se později ponořit snadněji do mé práce. Produktivita je hodně individuální, co nefunguje mě, může vás dokonale osvěžit. Experimentujte, zkoušejte a časem uvidíte, co vám nejvíce sedí.

Tímto se dostáváme na konec článku. Připomínejte si, že ti nejproduktivnější nepracují déle, ale pracují chytřeji. Abyste mohli podávat kvalitní výkony, musíte pravidelně odpočívat. Nemá smysl hodiny dlouze pracovat, vaše koncentrace se bude nevyhnutelně snižovat a s ní i kvalita a kvantita vaší práce. Do zóny vašeho maximálního výkonu se nalaďte rituálem, který budete den co den dodržovat. Rozplánujte si den a plán bezmyšlenkovitě následujte, ušetříte se neustálému rozhodování a věnování se nepodstatným věcem. Pracujte intenzivně na jednom jedinému úkolu. A konečně dopřávejte si pravidelné přestávky. Procházky a příroda jsou nejlepší volbou.

Děkuji vám za přečtení článku, doufám, že vám rady pomohou.

Pokud se vám článek líbil, s radostí ho sdílejte dál.

Zdroje:

1. Worker productivity in 2019: most productive and unproductive countries [online]. 2020 [cit. 2021-01-20]. Dostupné z: https://desktime.com/blog/most-productive-countries-2019/
2. The secret of the 10% most productive people? Breaking! [online]. 2018 [cit. 2021-01-20]. Dostupné z: https://desktime.com/blog/17-52-ratio-most-productive-people/
3. STULBERG, Brad a Steve MAGNESS. Na vrcholu: posuňte své možnosti, vyhněte se vyhoření a dosáhněte nejlepších výsledků díky nové vědě o úspěchu. Přeložil Ivana SÝKOROVÁ. Praha: Grada, 2019. ISBN 978-80-271-2230-1.
4. Ericsson, K Anders Deliberate Practice and the Acquisition and Maintenance of Expert Performance in Medicine and Related Domains, Academic Medicine: October 2004 – Volume 79 – Issue 10 – p S70-S81
5. Kuriyama, Kenichi & Mishima, Kazuo & Suzuki, Hiroyuki & Aritake, Sayaka & Uchiyama, Makoto. (2008). Sleep Accelerates the Improvement in Working Memory Performance. The Journal of neuroscience : the official journal of the Society for Neuroscience. 28. 10145-50. 10.1523/JNEUROSCI.2039-08.2008.
6. Leroy, S. (2009). Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168-181.
7. Mark, Gloria & Gonzalez, Victor & Harris, Justin. (2005). No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work. CHI. 2005. 321-330. 10.1145/1054972.1055017.
8. Brewer, J. A., Mallik, S., Babuscio, T. A., Nich, C., Johnson, H. E., Deleone, C. M., Minnix-Cotton, C. A., Byrne, S. A., Kober, H., Weinstein, A. J., Carroll, K. M., & Rounsaville, B. J. (2011). Mindfulness training for smoking cessation: results from a randomized controlled trial. Drug and alcohol dependence, 119(1-2), 72–80.
9. Quach D, Jastrowski Mano KE, Alexander K. A Randomized Controlled Trial Examining the Effect of Mindfulness Meditation on Working Memory Capacity in Adolescents. J Adolesc Health. 2016 May;58(5):489-96. doi: 10.1016/j.jadohealth.2015.09.024. Epub 2015 Nov 11. PMID: 26576819.
10. Baumeister, R. F., Bratslavsky, E., Muraven, M., & Tice, D. M. (1998). Ego depletion: Is the active self a limited resource? Journal of Personality and Social Psychology, 74(5), 1252–1265.
11. American Psychological Association. Multitasking: Switching costs [online]. March 20, 2006 [cit. 2019-10-05]. Dostupné z: https://www.apa.org/research/action/multitask
12. Sam J Gilbert. 2015. Strategic offloading of delayed intentions into the external environment. The Quarterly Journal of Experimental Psychology 68, 5 (2015), 971–992.
13. LUDWIG, Petr. Konec prokrastinace: [jak přestat odkládat a začít žít naplno]. V Brně: Jan Melvil, 2013. Briquet. ISBN 978-80-87270-51-6.
14. Oppezzo, Marily & Schwartz, Daniel. (2014). Give Your Ideas Some Legs: The Positive Effect of Walking on Creative Thinking. Journal of experimental psychology. Learning, memory, and cognition. 40. 10.1037/a0036577.
15. Berman MG, Jonides J, Kaplan S. The cognitive benefits of interacting with nature. Psychol Sci. 2008 Dec;19(12):1207-12. doi: 10.1111/j.1467-9280.2008.02225.x. PMID: 19121124.