Time management aneb jak toho stihnout více za méně času

Cítíte, že jste zavaleni mnoha úkoly a nejste schopni je všechny stihnout? Chtěli byste toho zvládnout více za méně času? V článku si představíme několik technik time managementu, které Vám pomohou s plněním úkolů. Techniky uplatní jak studenti, tak zaměstnaní i podnikatelé.

Kdysi se mi hodně často stávalo, že jsem musel v jeden den udělat úkoly do školy, učit se, napsat článek na blog a odpovědět na desítky e-mailů. Povinnostmi jsem byl zahlcen, nevěděl jsem kam dřív skočit. Naštěstí jsem aplikoval pár jednoduchých technik, které zjednodušily můj život. Ty nejdůležitější si dnes představíme.

Time management- co to je?

Kvalitní time management Vám umožní pracovat rychleji. Pokud Vám něco normálně trvá hodinu s technikami time managementu to zvládnete za 45 minut. A to se vyplatí!

Dnešní doba je nesmírně rychlá a záleží jen na nás jak využijeme svůj drahocenný čas. Můžeme ho jen tak promrhávat, nebo ho využijeme na plno. TM tedy není nic jiného než soubor technik, aplikací, které nám pomohou lépe využít čas.

Samozřejmě nechci, abyste trávili prací a produktivními činnostmi 100 % svého času. Ale když už se musíte něčemu věnovat, je dobré, když to zvládnete co možná nejefektivněji.

1. Týdenní a denní úkoly

Kam míří loď, která nemá žádný kurz? Přesně nikam. Kam míří Váš život, pokud nemá žádný cíl? Nikam. Nasměrujte svůj život nějakým směrem a postupem času, krok po krůčku se ke svému cíli přibližujte.

Návyk stanování úkolů jsem si vybudoval před několika měsíci, okamžitě jsem zpozoroval změnu v produktivitě. Stíhám toho mnohem více. Kdysi jsem sice věděl, že bych měl napsat něco na blog, opravit nějaké články, ale nemělo to žádný řád. To mělo za následek, že jsem mnohdy úkoly, které jsem si stanovil v hlavě, neplnil nebo odkládal.

Každou neděli si na A5 napíšu, co bych chtěl během příštího týdne stihnout. Úkolů si nedávám moc, chci, aby to bylo zvládnutelné. Jestliže se zahltíte mnoha úkoly, je velmi pravděpodobné, že časem ztratíte motivaci, protože nebudete stíhat úkoly plnit. Vždycky je lepší, když vidíte, že jste plány překonali, než zjistíte, že jste pod plánem.

Každý večer, před spaním, si na stejný papír napíšu, co bych chtěl udělat následující den. Úkoly si tak krásně rozvrhnu po celém týdnu. Každý den něco málo udělám a přibližuji se velkému cíli. Pamatujte: Pracovat pravidelně v malém množství je lepší, než pracovat nepravidelně a nárazově.

Doporučení pro Vás: Pište si týdenní cíle. Učíte se japonsky? Dejte si cíl naučit se 50 nových kanji a podobně? Chcete vybudovat blog? Nahrajte WordPress a napište první článek apod. Učíte se na maturitu? Nastudujte 7 otázek. Večer, si napište, co přesně uděláte následující den. Úkolů si nedávejte moc, chcete udržet motivaci.

2. Startovací úkol

Jakmile si začnete stanovovat úkoly, zjistíte, že některé jsou velmi snadné a ty jiné jsou velmi těžké. Mnoho lidí dělá tu chybu, že se snaží hned ráno vypořádat s tím nejtěžším úkolem. Nemusí to být však nejmoudřejší krok.

Těžkým úkolem můžete strávit moc času a vyčerpat všechnu vaši kognitivní energii, která by se Vám mohla hodit při dalších úkolech. Ideální je, pokud se ráno „nastartujete“ ne příliš náročným úkolem, jenž Vám dodá sebevědomí (Vaše mysl si uvědomí, že dokážete pracovat). Poté se s klidem pusťte do náročnějšího úkolu.

3. Pomodoro technika

Nastavte si nekompromisní časomíru.

Velkou zbraní time managementu je pomodoro technika. Sepsal jsem o ní dokonce celý článek, rozhodně si ho přečtěte.

Základní princip Vám vysvětlím. Jedná se o jeden velký sprint. Nastavíte si stopky na 25 minut a stanovíte si jeden úkol, kterému se budete po celou dobu maximálně věnovat. Až zazvoní stopky dáte si 5 minutovou pauzu. Následně se můžete pustit do dalšího sprintu.

Některým lidem se stává, že mají během pomodoro techniky nutkání myslet, dělat něco jiného, než je jejich stanovený úkol. Vždy vedle sebe mějte papír, na který si zapíšete všechno, co Vám vyvstane na mysli a nesouvisí to s vašim úkolem. Princip spočívá v tom, že myšlenku dostanete z hlavy na papír a tím ztratíte nutkání na danou věc myslet.

4. Singletasking

Hodně lidí zažívá bludný pocit produktivity při multitaskingu (dělání více věcí najednou). Myslí si kolik toho stíhají, jak jim jde všechno od ruky. Opak je však pravdou, multitasking neexistuje a nefunguje, naopak nesmírně zpomaluje naši práci.

Představte si mozek jako starý, zasekaný mobil, který dokáže načíst jen jednu aplikaci. Pokud chceme otevřít novou aplikaci, musíme počkat až se vypne první aplikace a ještě déle počkat na to, než se načtou data aplikace nové.

Podobně to funguje v mozku. Efektivně se dokážeme věnovat pouze jedné činnosti. Pokud chceme „načíst“ novou, trvá to zbytečně dlouho, než mozek přizpůsobí své procesy právě nově stanovenému úkolu.

Nejlépe pracujeme ve stavu flow. Tzn. všechno nám jde mnohem rychleji, daří se nám, cítíme, že jsme ponořeni do úkolu. Tohoto stavu dosáhneme pouze tehdy, když se nějakou dobu věnujeme pouze jednomu úkolu. Neustálým přeskakováním z činnosti na činnost toho nikdy nedosáhneme!

Vždy se věnujte pouze jednomu úkolu! Nemůžete se učit a zároveň psát slohovku a čistit si zuby!

5. Odpojte se od světa

Time management odjakživa bojuje se sociálními sítěmi, smskami a všemi zařízeními, které nás vyrušují a odsouvají od úkolů. Důvod je velmi podobný jako v minulém bodě. Jestliže klikáte na mobilu a přitom pracujete, nikdy se neponoříte do stavu flow, který zkvalitňuje a zrychluje práci. Pokud používáte mobil při učení, nedáte mozku šanci, aby se naplno věnoval učivu, proto si nic nezapamatujete!

Když víte, že se máte věnovat nějakému úkolu, přepněte si už 15 minut předem telefon do režimu letadlo, popřípadě vypněte mobil. Vaši kamarádi, nové fotky na instagramu na 30 minut počkají. Sami po půlhodině vlastně zjistíte, že se na sociálních sítích nic takového neudálo.

Nebuďme otroky sociálních sítí, které jsou vytvořeny jen proto, aby nás neustále vystavovaly reklamám. Alespoň během plnění úkoly ze sociálních sítí unikněte!

6. Přestávky

Nás mozek má omezené kognitivní zdroje (řešení úkolů, kreativní myšlení), velmi rychle je dokážeme vyčerpat. Velmi pozitivní je zjištění, že je můžeme dočerpat pomocí přestávek.

Workoholici, mají pocit jak strašně moc pracují a kolik toho zvládnou. Ve skutečnosti toho však nezvládnou moc, protože jejich mysl je unavená a není dostatečně bdělá. Je nezbytné, abychom si dopřáli přestávku během, které úplně vypustíme a načerpáme novou energii.

I během učení bychom měli aplikovat přestávky, protože zlepšují a zvyšují zapamatování. Přečíst si o tom můžete ZDE.

Přestávky by měla sloužit k doplnění energie, krátkému protáhnutí, procházce, prostě čemukoliv, co Vás zase uklidní a uvede mysl do normálu.

Mozek pracuje ve dvou módech: Soustředěný mód x roztroušený mód. Soustředěný mód si můžete představit jako reflektor, který velmi silně svítí na malý prostor. Je vhodný pro řešení úkolů, počítání. Je to takový ten pocit, když usilovně řešíte nějaký problém.

Roztroušený mód si zase můžeme představit jako pouliční lampu, svítí na velkou plochu, ale velmi slabě. I tento mód velmi často využíváme, díky roztroušenému módu získáme nad situací nadhled a můžeme objevit řešení, která bychom jinak neviděli.

Tyto módy se navzájem doplňují, někdy potřebujeme situaci vidět s nadhledem, až pak ji dokážeme naplno pochopit. Jsou však situace, kdy se potřebujeme na problém zaměřit přesně v jednom konkrétním bodě. Během přestávek se dostáváme do roztroušeného způsobu myšlení, který nám může velmi často pomoct objevit řešení, na která bychom během intenzivního myšlení nikdy nepřišli. Situaci totiž vidíme z větší perspektivy.

Děkuji za přečtení článku.

Jestliže se chcete něco o dozvědět o efektivním učení, je pro Vás logickým krokem, abyste se přihlásili do e-mailové kurzu efektivního učení zdarma. Krok za krokem Vám odhalím moji strategii rychlého a efektivního učení, která mi pomohla dosáhnout skvělých studijních výsledků.