3 zásadní tipy pro lepší time management aneb jak získat více času

Čas je zřejmě naším nejcennějším zdrojem. Nejde ho nafouknout, nemůžeme ho vrátit a, což mě děsí snad nejvíce, je ho pořád méně a méně. A právě proto, že se jedná o tak cenný zdroj, bychom měli vědět, jak s ním nakládat co možná nejlépe. V článku se s vámi podělím o 3 velmi důležité techniky time managementu, s jejichž pomocí zvládnete z času, který máte každý den a týden k dispozici, vytěžit o něco více. Když umíte pracovat s časem, dokážete si i v bláznivém období najít prostor na svoje priority, nebudete muset dohánět své povinnosti na poslední chvíli, stresovat se, a rozhodně tak snadno nepromarníte hodiny něčím, co vám neposkytuje žádnou hodnotu a nedělá vám radost.

Tento článek vznikl jako taková ochutnávka z mého kurzu o tom, jak si vybudovat systém pro plánování a produktivitu. V kurzu se zabývám tématem time managementu více do hloubky a vy se v něm dozvíte vše potřebné k tomu, abyste se naučili efektivně využívat svůj čas a bojovat s prokrastinací.

Všichni na téhle planetě máme stejné množství času, přesto existují obrovské, přímo gigantické rozdíly v tom, jak ten čas využíváme. Pojďme se s pomocí 3 technik dostat do té produktivnější poloviny lidstva, která neprosedí většinu volného času na Netflixu a sociálních sítích.

Video a článek mají téměř identický obsah. Záleží na vás, zda si přečtete článek, nebo se raději podíváte na video.

Časový snímek dne jako základ time managementu

Nemám čas, nestíhám, nevím, jestli budu moct jsou jedny z nejčastějších vět, které dneska slýcháme. Nicméně ve skutečnosti nejsme tak strašně moc zaneprázdněni, jak si myslíme. My lidi jsme totiž hodně špatní v odhadování času – určité věci systematicky nadhodnocujeme, něco zase podhodnocujeme. Například někdo může být skálopevně přesvědčen, že pracuje 60 hodin za týden, ačkoli ve skutečnosti je to jenom 35. Další si myslí, že se kouká na Netflix jenom 6 hodin týdně, ale reálně je to 12. Podobných příkladů bychom našli stovky.

Abychom mohli efektivně řídit a využívat náš čas, je nezbytné pochopit, jak přesně ho trávíme. Po dobu jednoho týdne si podrobně zaznamenávejte, od kdy do kdy co děláte. Říká se se tomu časový snímek dne.

Bez znalosti výchozího stavu není možné dosáhnout jakéhokoliv zlepšení. S časovým snímkem krásně uvidíte, jak moc mrháte časem a jak jste produktivní. Také máte možnost zjistit, které činnosti vytvářejí největší hodnotu a zdali jim věnujete dostatek času. Získáte také nadhled k zamyšlení nad způsobem, jak si organizujete čas a jestli byste něco mohli dělat lépe.

A co je snad nejpodstatnější: časový snímek vás postaví tváří v tvář kruté realitě. Když uvidíte, jak moc času promrháte, mnohem snadněji se donutíte neprokrastinovat. Běžně žijeme v nevědomosti, hlava jenom odhaduje, kam ten čas jde. Většinou nadhodnocujeme to produktivní a podhodnocujeme lenošení, a proto je v danou chvíli tak snadné nic nedělat, sledovat Netflix a v hlavě se utěšovat falešnými pocity o tom, jak jsme jinak strašně produktivní.

Prakticky doporučuji, abyste po dobu jednoho týdne co nejpodrobněji zaznamenávali, co přesně děláte od kdy do kdy. Využít můžete jednoduchou excelovskou tabulku, Google kalendář nebo třeba software Toggle.

Vaše časové snímky by byly hodně nepřesné, kdybyste si večer sedli k počítači a vzpomínali, co jste kdy dělali. Na spoustu věcí byste zapomněli, a pokud ne, stejně byste zřejmě nadhodnotili produktivní činnosti a snížili dobu trvání u těch „prokrastinačních“. A tak kdykoliv změníte nějak významněji aktivitu, ať už skončíte s učením nebo s prací, dokoukáte seriál atd., okamžitě si to zaznamenejte. Pokud u sebe zrovna nemáte tabulku, napište si to aspoň na papír nebo do nějakých poznámek v mobilu, až večer to zaznamenejte do vámi zvoleného systému pro měření času.

Při popisu aktivit nebuďte přehnaně konkrétní. Na konci týdne si totiž budete chtít spočítat, kolik hodin a kolik procent času trávíte jednotlivými činnostmi, a pokud všechno nazvete jinak, nepůjde to. Nepište si „Dívám se na Too hot to hande,“ stačí napsat „sledování TV“. Nepište „Učím se na zkoušku z anatomie,“ stačí si to označit jako „škola“.

Varuju vás: časové snímky už jsem několikrát dělal a je to sakra otravné. Ale vykompenzuje to, jak moc je to užitečné.

Když vydržíte do konce, tak hned jako první věc si to celé projeďte. Na první pohled si nejspíš všimnete velkých žroutů času, které byste mohli ze života úplně odstranit nebo je minimalizovat. Je užitečné se ptát: Musím tohle dělat? Následně je dobré si spočítat, kolik času věnujete jednotlivým kategoriím – udělejte si i procentuální vyhodnocení. Když jsem si tohle udělal kdysi já, zarazilo mě, kolik procent času strávím v posteli. Mívám totiž potíže usnout, a tak klidně ležím v posteli 9 a půl hodiny, ačkoliv s bídou naspím doporučovaných 8 hodin. Rovněž mě překvapilo, že prací jsem nestrávil až tak moc času, a hlavně snad jenom polovinu z toho času jsem věnoval svým největším prioritám.

Pokud se nechcete jenom drbat s měřením, ale opravdu z toho něco mít, tak analýze časových snímků věnujte dostatek času – můžou na vás vybafnout opravdu zajímavé věci. Možná zpozorujete, že máte tendenci úkoly tříštit do menších bloků práce, ale přitom by se vyplatilo podobné povinnosti vyřídit najednou. Nebo v průběhu dne děláte až příliš mnoho věcí, lepší by bylo se zaměřit jenom na pár priorit. Všimnete si, že by se aktivity daly logičtěji uspořádat, aby to šetřilo čas a energii.

Také se zamyslete nad tím, co obsahují jednotlivé kategorie. Není totiž práce jako práce – určité činnosti pro vás mají větší hodnotu než jiné. Můžu pracovat 10 hodin, ale je rozdíl, když budu 10 hodin připravovat nový kurz a když se budu 10 hodin patlat s maličkostmi na webu. Reflektuje čas vaše priority? Pokud si například říkáte, že hlavní je škola – trávíte jí nejvíce času?

Nakonec si vypište několik akčních kroků. Nemá cenu snažit se najednou změnit všechno, bylo by to spíše na škodu. Byli byste tím vším zahlceni, vaše energie by se rozptýlila několika směry, což by nakonec nemělo žádný efekt. Pravděpodobně objevíte nějaké velké problémy – ty řešte přednostně, až pak se zaměřte na další vylepšení. I když to bude otrava, časový snímek si jednou za čas udělejte. Kdyby vám každý den mizely peníze z kapsy, asi byste chtěli zjistit, kdo nebo co vám je bere. A za mě je čas důležitější než peníze.

Pokud jste studenty vysoké školy, podívejte se také na jeden ze starších článků Jednoduchý systém time managementu pro vysokoškoláky.

Snězte tu žábu

Kdykoliv něco jím, vždycky začínám tím nejméně chutným a postupně se propracovávám k tomu lepšímu a lepšímu. Třeba ve školní jídelně jsem začínal mrkvovou omáčkou, bramborami a až nakonec jsem papal hovězí. Dneska sním nejprve vajíčka, až pak si dám voňavou slaninu.

V případě jídla může být tenhle přístup dětinský, avšak v oblasti time managementu je hned z několika důvodů super výhodné začínat tím nejnáročnějším úkolem. Pokud začnete něčím náročným a důležitým, každý den uděláte aspoň jeden významný krok správným směrem.

Už poměrně dlouhou dobu se ví, že vůle se v průběhu dne vyčerpává. Mnohem pravděpodobněji se k něčemu nepříjemnému a namáhavému donutíte ráno než později v průběhu dne, kdy už je vaše baterka téměř na nule. Hodně lidí má tendenci začínat tím snadným, odškrtnout nějaké nevýznamné úkoly, ale když přijde na lámání chleba, už jim nezbývá energie na to nejpodstatnější.

Kromě toho – čím více hodin uplyne, tím větší šance, že se vynoří něco nového, nějaká naléhavá povinnost, příležitost apod. Rána bývají ještě klidná, zmatek začíná později. A co vnímám jako nejdůležitější věc: když už začnete, budete mít tendenci úkol dokončit. Náš mozek nedokáže snadno zapomenout nedokončené úkoly, pořád na ně musí myslet a to vás přirozeně donutí, abyste úkol dotáhli a tím osvobodili svoji mysl. Říká se tomu efekt Zeigernikové.

Třeba takový spisovatel Ernst Hemingway v rozhovoru pro Esquire řekl, že nejlepší je s psaním přestat, když vám to začne jít, když máte spoustu nápadů, protože další den je mnohem jednodušší se do toho znovu pustit a neprokrastinovat. Úkol je totiž pořád aktivní ve vaší hlavě a vy víte, jak postupovat příště.

Rada je jasná: ráno se podívejte, co musíte udělat, a začněte tím úkolem, který je ze všech nejdůležitější. Pokud považujete více úkolů za stejně podstatné, vezměte si nejprve ten, který je náročnější, protože právě k němu se budete jenom stěží přemlouvat později.

Jak se říká: když máte sníst žábu, dlouho na ni nekoukejte. A pokud máte sníst 3 žáby, nezačínejte tou malou.

Pracujte jedině intenzivně

Představte si, že se musíte učit na náročnou zkoušku, ale máte poměrně silnou kocovinu z pátečního večera, jste nevyspalí a úplně bez energie. Při učení se neustále rozptylujete tím, že odepisujete na zprávy nějaké neznámé holce na Tinderu a koukáte na Reelsy. A teď se vžijte do úplně jiné situace, ale tentokrát jste perfektně vyspalí, máte dobrou náladičku a když se učíte, ničím se nerozptylujete, věnujete celou pozornost výhradně učení.

Naučíte se za jednu hodinu v obou případech stejné množství informací?

Určitě ne! Bez přehánění se v druhém případě za stejnou dobu naučíte klidně 4krát nebo 5krát tolik. Jde mi o to, abyste pochopili, že nezáleží jenom na tom, co děláme, co je v tom našem časovém snímku, ale i na tom, jak pracujeme nebo se učíme. Více hodin, neznamená více odvedené práce.

Někdo může mít svůj týdenní časový snímek plný produktivních činností, ale přitom toho udělat strašně málo, druhý se může produktivním činnostem věnovat jenom pár hodin, nicméně jeho nebo její výsledky budou ohromující. Určitě někoho takového znáte. Nezdá se nijak produktivní ani pracovitý, ale i tak se mu perfektně daří ve škole nebo v podnikání. Kouzlo zřejmě spočívá v tom, že když už něco dělá, dělá to na 100 %. On nebo ona pracuje maximálně intenzivně, z každé produktivní minutky ždímá maximum potenciálu (anebo je to prostě štístko).

Vy, prosím, nespadněte do pasti polovičatosti. Co mám na mysli? Nepište report pro šéfa, zatímco brouzdáte po e-mailu a Facebooku. Neučte se v režimu neustálého vyrušování. Nepracujte unavení, raději si odpočiňte, naberte síly a pak se do toho pusťte s maximální intenzitou. Jedna super intenzivní hodina je hodnotnější než 4 hodiny plné rozptýlení.

Pracovat intenzivněji vám pomůže třeba metoda časového blokování, o které jsem mluvil v jednom ze svých videí. Také vám může pomoct, že si předtím, než práci odstartujete, nastavíte časový limit, řekněme na 1 hodinu, a na papírek, který budete mít při sobě, si napíšete, co budete během té hoďky dělat. Jakmile to bude těžké, budete mít chuť se něčím vyrušit nebo snížit vaši intenzitu, podívejte se na váš cíl.

Potřebujete-li poradit s tím, jak se nenechat vyrušovat, přečtěte si článek o koncentraci a rozptylování.

Základem pro intenzivní práci je samozřejmě spánek. Nikdy ho neobětujete, je to největší hloupost, kterou můžete udělat. Dá se říct, že jedna neprospaná hodina vás stojí další den 2 produktivní hodiny. Někdy musíte zpomalit, odpočinout si, abyste mohli zrychlit. Co jsem si poslední dobou oblíbil, je myšlenka, že chování člověka je funkcí prostředí. Když jste v místnosti plné vyrušení, vyrušíte se. Když máte pěkně uklizeno a zabráníte všemožnými způsoby rozptýlením, budete se intenzivně koncentrovat.

A poslední věc, kterou v tomto článku zmíním, jsou limity pro práci nebo učení. Ty vás budou nutit ten dostupný čas využít naplno. Ať vám dám konkrétní příklad: Když jsem měl holku, trávili jsme spolu poměrně dost času. Což mě samozřejmě štvalo, protože jsem měl pocit, že budu méně produktivní, ale bylo to naopak. Donutilo mě to ten čas, který mi zbyl, využít na maximum, pracovat opravdu hodně intenzivně, a tak jsem nakonec stihnul více věcí než kdy dříve. Když jsem třeba věděl, že o víkendu budeme spolu nebo že si večer máme volat, cítil jsem takový pocit urgence a ten mě nutil makat naplno.

Dneska mám všechen čas na světě, a proto je těžší se přinutit ždímat z těch hodin maximum. Často jenom tak lelkuju, nedělám důležité věci a obecně nepracuju tak intenzivně jako kdysi, když jsem byl pod časovým tlakem. Co může pomoct, je nastavení umělých termínu, například: nikdy nesmím pracovat po 19. hodině, pracuju / učím se jenom v konkrétní hodiny. Vědomí toho, že je váš čas omezený, vás přiměje pracovat. Ačkoliv je to neintuitivní, je lepší být pod časovým tlakem. Jste tak trošku nervózní, že nebudete stíhat, a právě tenhle pocit odemkne výkonnost, kterou jste dříve neměli.

Už v minulosti jsem napsal článek přímo to tom, jak se intenzivně soustředit na učení nebo práci.

Nezůstaňte jenom u přečtení tohoto článku. Napište si na papírek 3 akční kroky, které si hned dneska vyzkoušíte. Jak taky velmi rád opakuji: nic se nezmění, když nic nezměníte (mimochodem, řekl to prý Einstein).

Chcete-li jít v radách a metodách ohledně time managementu více do hloubky, zapojte se do mého online kurzu systém time managementu. Po jeho absolvování budete vybaveni dovednostmi, se kterými si splníte sebevětší cíle, zvýší se vaše produktivita, zvládnete si zorganizovat a dostat pod kontrolu všechny své povinnosti. Dokážete upřednostnit priority, a naopak se zbavit činností, které vás jenom okrádají o čas.