Jak lépe využívat čas aneb poznejte tajemství Time managementu!

Máte pocit, že často nestíháte? Je toho na vás moc a nevíte, kam dřív skočit? V tomhle článku se dozvíte, jak lépe využít čas a být více produktivní. Poznáte několik základních tipů pro time management, které vám dovolí vymačkat ze svého času daleko více.

Úplně všichni, ať už jste student, zaměstnanec nebo podnikatel, máme stejné množství času, ale i tak ho někteří dokáží využít mnohem lépe než ostatní. Jaké tajemství stojí za lidmi, kteří umí čas dokonale využít? Co dělají jinak a jak se od nich můžeme poučit? To všechno se dozvíte v tomto článku.

Co je to time management?

Ústředním tématem článku je time managementu, proto bychom si měli definovat, co to vlastně je a jaký to může mít účinek na váš život.

Time management je sadou postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti využití času. Definice podle wikipedie.

Četné výzkumy prokázaly, že time management má pozitivní vliv na naše životy. Cítíme se méně ve stresu a pociťujeme větší kontrolu. Ovšem stejné výzkumy prokázaly, že time management nemá přímý vliv na vaše pracovní výkony. Prostě, pokud si dokáže svůj čas skvěle naplánovat, neznamená to, že budete pracovat lépe. Na druhou stranu bylo prokázáno, že studentům time management pomáhá zlepšit prospěch.

Motivací pro využívání nejrůznějších technik time managementu by pro vás mělo hlavně být snížení celkové stresu a zvýšení vnitřní spokojenosti, které vám plánování a lepší organizace přinese. V neposlední řadě toho stihnete o moc více, i když se to zrovna nemusí projevit zvýšenou kvalitou práce.

Time management samozřejmě není pro všechny. Je to hlavně pro ty, kteří od sebe očekávají něco víc a nechtějí zůstat uvěznění v průměru.

Přesuňme se od teoretických řečí k praktickým tipům. Abyste si svůj čas mohli vůbec plánovat, musíte ho nejprve získat.

Jak ušetřit čas a lépe ho využívat:

Tik, Tok, všichni máme stejné množství času, ale i tak toho někteří stíhají mnohem více. V následujících odstavcích se dozvíte, jak lépe využívat svůj čas!

Vypněte veškeré notifikace na telefonu

Naše mobilní telefony jsou obrovským zabijákem naší produktivity. Kdykoliv se pustíte do nějaké práce, učení, telefon vás ihned vyruší.

Jsou to hlavně notifikace/upozornění, které způsobují, že se odtrhneme od původního úkolu.

Jestliže chcete svůj čas využívat lépe, vypněte si na mobilním telefonu veškeré notifikace. Jakmile se pustíte do práce nic vás nevyruší. Věřte mi, že nepotřebujete vědět, že vám zrovna přišel e-mail, někdo napsal zprávu, nebo lajknul fotku na Instagramu.

Vypnuté notifikace vám dovolí nerušeně a tím pádem daleko kvalitněji pracovat na stanovených úkolech. Na zprávu můžete odpovědět později, instragram zkontrolovat za hodinu, nic vám neuteče. Jen se nesmíte “bát” a udělat ten první krok a to vypnout upozornění. Získáte tak více času, než si myslíte a hlavně budete pracovat nerušeně v delších časových blocích.

Týden bez sociální sítí – přečtěte si o mém experimentu, ve kterém jsem na týden kompletně opustil sociální sítě

Televize

Velkým žroutem času je i televize, i když už to není takový problém jako kdysi.

Vyhýbejte se své televizi, protože když se na ni kouknete, může se stát, že vás “sežere” a ukradne vám několik hodin života.

Navíc televize šíří negativitu, tomu se taky rozhodně vyplatí vyhnout. Neříkám vám, že byste ode dneška měli úplně přestat sledovat veškeré televizní pořady, klidně si stahujte své oblíbené seriály a dívejte se na ně. Jenom si prosím, nesedejte k televizi jen tak, že se na něco podíváte. Velmi často u televize zůstanete na mnohem delší dobu, než jste původně zamýšleli.

Naučte se říkat ne!

Naučte se myslet na své vlastní priority!

Někdo vás prosí o pomoc a vy ho prostě nedokážete odmítnout, protože chcete být kamarádští.

V životě je ovšem důležité, abyste se naučili říkat ne. Získáte tak více času pro sebe a pro SVOJE cíle. Od dnešního dne mějte sebe na prvním místě a přizpůsobte tomu i své chování. Jasně, může se to zdá sobecké a často budete mít výčitky svědomí, když někoho odmítnete, ale jedině tak zajistíte, že se posunete ke svým cílům vy.

Jednoznačně se jedná o vlastnost, kterou se nenaučíte hned, cvičte a pomalu lidi odmítejte. Například se můžete zavázat ke trošku podlé výzvě: Každý den odmítněte jednu osobu se svou prosbou.

Cílem je, abyste dělali to, co chcete dělat a ne to, co po vás chtějí ostatní. Samozřejmě netvrdím, že byste měli být totální nelidové, kteří nikomu nikdy nepomáhají. Lidem pomáhejte (právě skutečná pomoc lidem nás dělá opravdu šťastnými, viz výzkum), ale nedovolte, aby vás ostatní ve svůj prospěch zneužívali.

3 ověřené tipy, jak vydělat na internetu – získány čas můžete využít pro vytvoření pasivního přijmu na internetu

Mrtvý čas

Mrtvý čas je určitý blok volného času, během kterého nemůžete dělat úplně všechno. Typickým příkladem může být jízda ve vlaku nebo v autobuse. Je to váš volný čas, ale prostě se nemůžete věnovat úplně všemu.

Podstatou je, abyste se naučili svůj mrtvý čas efektivně využívat. Každý den ve stravu mrtvého času promrháme několik cenných minut nebo hodin. Mnoho lidí ve vlaku jen tak zírá z okna, poslouchá hudbu, nebo tráví čas na facebooku. Buďte jiní!

Mnoho času ušetříte tím, že svůj mrtvý čas efektivně využijete pro splnění nenáročných úkolů.

Každou neděli jezdím hodinu a půl vlakem na koleje, tento čas dokážu v celku produktivně zužitkovat. Nemůžu se sice věnovat nejpodstatnější činnosti, psaní. Ale v pohodě si můžu naplánovat svůj týden, stanovit si úkoly pro následující den, můžu si číst knížky, články nebo studie a dělat si z nich poznámky. Pokud nemám dostatek energie, poslouchám podcasty.

Vyšťavte z tohoto prázdného času maximum, když budete mít skutečně volný čas, můžete ho využít pro nejdůležitější činnosti.

O efektivním využívání mrtvého času jsem sepsal celý článek.

Experiment 1 – Monitorujte svůj vlastní čas

Zjistěte, jak skutečně využíváte čas!

Jestliže chcete skutečně lépe využívat čas, měli byste vědět, jak ho trávíte. Jedině tak zjistíte, co můžete změnit.

Vyzývám vás k experimentu. Následující 3 dny si monitorujte každý 15 minut svého života. Pište si, co jste každou 15minutovku dělali. Po 3 dnech si experiment vyhodnoťte.

Zamyslete se nad tím, co se dá zlepšit. Rovněž si vypište, kterými činnostmi trávíte nejvíce času a jestli se to dá omezit, nebo “zabalit” do jednoho sezení. (Já mám například doteď problém s tím, že pořád kontroluji e-mail. Pracuji na tom, abych ho kontroloval pouze 2 denně).

Jakmile experiment dokončíte, budete opravdu překvapeni.

Jak na to?

15minutovky si můžete psát do poznámek v mobilu, nebo si pro tento účel vyhraďte list papíru, který budete mít pořád u sebe.

Doporučuji použít i doplněk do prohlížeče timestats, který měří kolik času trávíte na jednotlivých internetových stránkách, uživatelé iOS si nainstalují moment a lidé s androidem rescuetime (Obě aplikace změří, kolik času trávíte na jednotlivých apkách). Otevře vám to oči a možná se skutečně zamyslíte, jestli byste čas neměli trávit jinak.

Experiment 2 – Zjistěte, kdy jste produktivní

V dalším experimentu chci, abyste zjistili, jaký máte cirkadiánní rytmus, jestli jste spíše sovy nebo skřivani. Co to znamená? Když jste sova, lépe se vám pracuje ve večerních hodinách, jste kreativní a u práce vydržíte déle. Když jste skřivani, lépe a kreativněji pracujete ráno.

V příštím týdnu experimentujte. Jeden den pracujte spíše večer, druhý spíše ráno, své poznatky si někam zapisujte, na konci týdne přijdete na to, ve kterou dobu vám nejvíce vyhovuje pracovat na důležitých úkolech.

Nebuďte zděšeni, pokud neucítíte žádný rozdíl. Někteří lidé jsou tak trochu sovy a zároveň skřivani. Podle Daniel Pinka je 80 % lidí nejproduktivnějších hned ráno.

Jak plánovat svůj čas?

Už jste se dozvěděli, jak získat více času ve svůj prospěch. V následující části se dozvíte, jak lépe využívat čas a jak konkrétně si ho rozplánovat.

Todo list

Doporučuji, abyste si všechny své úkoly psali do nějakého to-do listu. Může to být obyčejný papír, aplikace jako třeba todoist nebo diář.

Základem je, abyste měli přehled o tom, co musíte udělat a pak si mohli tyto úkoly odškrtnout nebo dále rozplánovat.

Do svého to-do si pište úkoly, které na vás navalí ostatní. Může se jednat o domácí úkoly, odpovědi na e-maily, schůzky s lidmi atd.

Jak s to-do listem dále nakládat?

Samotný to-do list bohužel nestačí k tomu, abyste splnili své úkoly. Jakmile se podíváte na seznam plný úkolů, mozek čelí rozhodovací paralýze. Prostě nevíme, který úkol si máme vybrat, vybírání trvá dlouhou dobu, vyčerpává ná a když si vybereme, jsme se svým rozhodnutím stejně nespokojeni.

To-do list je skvělý pro udržení si přehledu, ale moc vám nepomůže jít do akce a úkoly skutečně udělat.

Plánujte si každý den

Já si plánuju pořád na papíře… [Ilustrační foto]

Opravdu je důležité, abyste si splňování úkolů naplánovali na přesnou hodinu ve dnu. Snížíte tak rozhodovací paralýzu a dáte mozku jasně vědět, co má dělat. Nesmírně to zvýší pravděpodobnost, že se do úkolu skutečně pustíte.

Denní rozvrh si plánujte každý den zhruba ve stejnou dobu. Proč? Důležité je, abyste z této činnosti vytvořili návyk. Pro plánování denního rozvrhu můžu doporučit již zmiňovaný todoist, google kalendář nebo diář Doller, který osobně používám.

Časový polštář

Pří plánování byste vždy měli zohlednit hofstaderovo pravidlo. Co to je? Hofstaderovo pravidlo říká, že všechno vám zabere více času, než si myslíte, i když vezmete v potaz hostaderovo pravidlo.

Naše mozky prostě nejsou dobrými plánovači a máme tendenci se přeceňovat. Myslíme si, že nám nějaký úkol zabere 20 minut, ale ve skutečnosti nám může zabrat i hodinu. Když plánujete berte hofstaderovo pravidlo na vědomí a přidejte ke každé činnosti dostatečný časový polštář. Pokud si myslíte, že vám práce na domácím úkolu zabere 30 minut, vyhraďte si pro to v diáři raději hodinu.

Ohromnou výhodou této techniky je, že získáte čas na odpočinek a snížíte šanci na to, že se vám “rozpadne” celý denní rozvrh.

Pří plánování zohledňujte pevnou vůli a svou sebekontrolu. Existuje teorie, že pro každý den máme jenom omezené zdroje pevné vůle. Čím více se musíte k něčemu přemlouvat, tím více vyčerpáváme pevnou vůli. Může se stát, že v průběhu dne se “přemluvíte” k udělání dvou úkolu, ale pro třetí vám už nezbude pevná vůle, proto úkol neuděláte. Z této teorie tudíž vyplývá, že nejdůležitější úkoly byste si měli plánovat na ráno, kdy ještě máte dostatek silné vůle a sebekontroly. (Právě proto píšu většinou ráno).

Rovněž doporučuji, abyste mezi sebou prokládali kreativní a nudné činnosti. (Např. 12:00-13:00 – vyřizování e-mailů, 13:15-14:30 práce s grafikou)

Musím vás upozornit, abyste si nenakládali příliš mnoho úkolu. Cílem time managementu je, abyste byli produktivní, ale ze začátku je to hlavně o tom, abyste načerpali sebevědomí a uvědomili si, že dokážete plnit stanovené úkoly. Když si stanovíte hromadu úkolů pro daný den a nesplníte je, budete frustrováni a po chvíli si přestanete čas plánovat, abyste se frustrace zbavili.

Ze začátku si stanovujte 2-3 úkoly pro každý den, vybudujte si sebevědomí a postupně si přidávejte více úkolů.

Na konci každé dne si vyhodnoťte, jak se vám vedlo. Udělejte si fajfku u úkolů, které se vám povedlo splnit a křížek u nesplněných úkolů. Ještě předtím, než si naplánujete další den, zamyslete se nad tím, co by se dalo zlepšit.

Jak si plánuji čas v motivačním diáři doller – si můžete přečíst v samostatném článku

Z klíčových činností vytvořte návyk

Už víte, že pevná vůle je “omezený zdroj”. Prostě pokud se k něčemu musíte nutit, vyčerpáváte svůj kognitivní zdroj (pevná vůle) a snižujete šanci, že se pustíte do další důležité činnosti.

Jakmile si vytvoříte návyk, nemusíte se k činnosti vůbec přemlouvat (děláte ji automaticky) a tudíž nevyčerpáváte kognitivní zdroj. Zamyslete se nad činnostmi, které musíte dělat, abyste byli úspěšní a z těch vytvořte návyky.

Pro mě osobně je to například čtení, psaní a samozřejmě učení do školy. U vás to může být něco úplně jiného. Jak z činností vytvořit návyk?

Charles Duhigg ve své knize Síla zvyku popisuje, že každý návyk má 3 části: spouštěč, samotný návyk a odměnu. Navíc trvá nějakou dobu, než si návyk vypěstujte, měli byste ho alespoň 30krát zopakovat.

Jestliže se chci donutit pravidelně číst, musím dodržet 3 části návyku. Například, když půjdu spát (spouštěcí činnosti), tak si budu číst (návyk) a potom můžu jít spát (odměna).

Když se chci pravidelně učit, můžu si říct: Když přijdu domů (spouštěč), tak se budu chvíli učit (návyk), pak se můžu kouknout na Modern Family (odměna).

Budujte si návyky podle pravidla: Když …(nějaký spouštěč), tak … (samotný návky), pak …(odměna).

Návyk ve vás nesmí ze začátku vyvolávat strach, jinak se k němu nikdy nepřinutíte. Nedávejte si hned zkraje velké cíle. Pokud byste si řekli, že se zničehonic začnete učit 2 hodiny denně, váš mozek by měl strach a prokrastinoval by. Stanovujte si malé cíle, kterých se mozek nemůžu zaleknout.

Například: Když dovečeřím, tak si vypočítám jeden příklad do matiky, nebo budu se 10 minut učit, nebo přečtu si 5 stránek.  Po pár týdnech, když v pohodě zvládnete současnou zátěž si návyk “ztěžujte”.

Pozor na past produktivity

Mnoho lidí spadne do “pasti produktivity”. Není totiž produktivita jako produktivita. Některé činnosti jsou hodnotné, některé zase nikoliv.

Thomas Edison, kdysi řekl:

Seeming to do is not doing.

Nikdy se nesnažte vypadat zaneprázdněně, jenom proto, abyste vypadali produktivní. To rozhodně není produktivita, ale blbost.

Tuto mentalitu do nás zřejmě vštěpil komunistický režim, který jsem sice nezažil, ale vidím to pořád. Lidé se snaží vypadat, že něco dělají, i když vlastně nic nedělají. Je to proto, že lidé, kteří předstírají usilovnou práci jsou často povyšováni a lépe odměňováni než ti, kteří svou práci odvedou rychleji a lépe, ale “není to tak vidět”.

Produktivita je podle wikipedie vztah mezi výsledkem a časem potřebným k jeho dosažení.

To, že děláte na nějakém úkolu, který byste zvládli za 10 minut hodinu, vás nečiní produktivními, nýbrž trapnými. Když pracujete na věcech, na kterých nezáleží, nejste produktivní, jenom se tak snažíte vypadat. Takových příkladů by se daly vymyslet stovky…

Taky ze sebe nedělejte “ikonu produktivity”. Opravdu si nemusíte na IG fotit, že se učíte, nebo na něčem pracujete. Nechte, ať za vás promluví vaše výsledky a ne fotky. Jakmile se při práci fotíte, nejste produktivní, nýbrž neefektivní, protože svůj čas nevyužíváte tak kvalitně, jak byste mohli.

Pozor! Nesnažte se být pořád produktivní!

Vydechněte si! Nikdo nemá nekonečné rezervoáry sil.

Time management i produktivita jdou ruku v ruce s odpočinkem. Nikdo nedokáže nepřetržitě pracovat a stále dosahovat výborných výsledků (to už pak podléháte pasti produktivity). Podle výzkumu profesora Ericssona i ti největší profesionálové na světe nedokáži usilovně pracovat po dobu delší než 3,5 hodiny denně.

Jestli je vašim cílem skutečně odvádět kvalitní práci, musíte kvalitně odpočívat, ať už mezi samotnými úkoly, tak v noci.

Když si plánujete svůj den, myslete na přestávky a zakomponujte je do svého denního rozvrhu. Přestávka osvěží vaši mysl a dovolí vám opět pracovat efektivně. Přestávka vám často nabídne i nový úhel pohledu, který vám pomůže vyřešit pracovní/školní záležitosti (těžký příklad, pochopení složitého konceptu).

Pod pojmem přestávka si nepředstavujte nic super rozsáhlého, i 3minutový relax se počítá. Pokud pracujete hlavou, měli byste se během přestávky hýbat, jestliže pracujete rukama, měli byste si během přestávky odpočinout od manuální práce.

Na škodu nemusí být krátké zdřímnutí během dne. Můžete si například dát kávu a na 15-20 minut se prospat. Po 20 minutách se vám do krve dostane kofein, který vás probudí. :) Taková přestávka vás nabije energii a dovolí vám lépe využívat čas.

Během dne obnovujte zdroje své pozornosti, třeba procházkami v přírodě a doplňte kognitivní zdroj (pevná vůle) třeba ovocem nebo džusem.

Děkuji vám, že jste dočetli až dokonce. Věřím, že se vám článek líbil a doufám, že si vezmete několik rad k srdci a použijete ve svém každodenním životě.

Budu vám moc vděčný, pokud článek sdílíte na sociálních sítích. :)

Chci se přihlásit do e-mailového kurzu efektivního učení ZDARMA>>